Aus 4.0 wird 5.0: Wie ExprAn Stress im Einkauf besiegt

Sascha Kramer, Senior Consultant bei Kloepfel Consulting, im Interview

Das Anfragetool ExprAn erlaubt es Einkäufern, den Aufwand des Anfrageprozesses um ein Vielfaches zu verringern und somit die Einkaufseffizienz zu steigern. Aus Einkauf 4.0 wird Einkauf 5.0. Im Interview berichtet Projektleiter Sascha Kramer von seiner Erfahrung mit ExprAn und stellt die vielseitigen Benefits des Tools vor.

Welche Vorteile entstehen im Einkauf durch die Nutzung von ExprAn?

ExprAn ist das einzige Anfragetool, welches vollautomatisiert Anfragen versendet, Preisspiegel erstellt und eine sofortige Vergabe an den Bestbietenden ermöglicht. Der Vorteil für mich als Berater liegt darin, dass ich gemeinsam mit meinem Kunden Lieferantenpools für künftige Ausschreibungen und Anfragen definieren kann. Diese erlauben meinem Kunden, den Auftrag jedes Mal garantiert an den Lieferanten mit dem besten Preis bei gleichbleibender Qualität vergeben zu können. Das bedeutet, dass der Kunde stets zum aktuellen Marktniveau einkauft und sich, durch automatisiertes Feedback an alle Lieferanten, die Kommunikation mit diesen verbessert. Somit wissen auch die Lieferanten um ihre aktuelle Marktsituation Bescheid und können sich auf Basis dessen weiterentwickeln.

Wie hoch ist die Zeitersparnis durch ExprAn?

Mittels ExprAn kann durch wenige Klicks jeder Lieferant eines ausgewählten Anfragekreises kontaktiert werden. Dabei ist die Anzahl der zu kontaktierenden Lieferanten egal, der Zeitaufwand bleibt der gleiche. Bei herkömmlichen Anfragen aus einem ERP-System oder sogar E-Mail-Anfragen muss für jeden Lieferanten ein gewisser Zeitaufwand eingeplant werden. Mit ExprAn hingegen kann in der gleichen Zeit eine Vielzahl an Lieferanten kontaktiert werden. So reduziert sich der Zeitaufwand für operative Aufgaben und Einkäufer können sich auf strategische Themen fokussieren.
Welche Preisvorteile können durch das Tool erzielt werden?

Gemeinsam mit meinem letzten Kunden konnten wir langfristige Preisvorteile in Höhe von 19 % nachweisen. Kurzfristig sind die Effekte sogar noch höher.

Wie gestaltet sich die Bedienung von ExprAn?

Nach einer 30-minütigen Einführung kann jeder Mitarbeiter das Tool nutzen. Die Bedienung ist intuitiv und selbsterklärend, wodurch der Einarbeitungsaufwand sehr gering gehalten wird.

Inwiefern ändern sich die Prozesse und Verantwortlichkeiten bei der Angebotseinholung- und Bewertung?

Die Struktur des Tools verhindert, dass Karteileichen im ERP-System aufkommen, wodurch wiederum die IT geschont wird. Mussten früher zahlreiche E-Mails geschrieben werden, inklusive der Suche nach Kontaktdaten von Ansprechpartnern, sind die Daten heute zentral abgelegt. Auf Mausklick erhält jeder seine Anfrage. Hinzu kommt, dass selbst unerfahrene Einkäufer und Berufseinsteiger komplizierte Kaufteile anfragen können. Denn alle Lieferanten der Datenbank erfüllen die vorgegebenen Qualitätsansprüche. Die Vergabe muss letztendlich nur noch durch die Entscheidungsträger bestätigt werden. Somit fallen zeitaufwendiges Feedback und händische Angebotsauswertungen vollständig weg.

Welche Vorteile entstehen für die Lieferanten?

Die Lieferanten erhalten mehr Anfragen zu Produkten, die ihren Fertigungsmöglichkeiten entsprechen. Somit müssen sie keine Unterlagen mehr sichten, die ohnehin nicht zu ihrem Produktionsumfeld passen. Dadurch, dass der Auftrag bei ExprAn immer an den Bestbieter vergeben wird, erhält jeder Lieferant eine realistische Chance auf die Vergabe. Lieferanten die den Auftrag nicht erhalten, bekommen ein Feedback zugesandt, welches das eigene Angebot den Angeboten der Mitbewerber gegenüberstellt. So können Lieferanten nachvollziehen, warum man sich für den Wettbewerb entschieden hat und sich auf Basis dessen weiterentwickeln.
Wie nehmen Lieferanten das Tool auf?

Auf Lieferantenseite muss weiterhin kalkuliert werden, diesbezüglich ändert sich wenig. Doch insbesondere die stetige Rückmeldung über den Vergabestatus und die Positionierung im Wettbewerb kommen gut an.

„Es freut mich, zu sehen wie ich mich gegenüber der Marktbegleiter positioniert habe. Jetzt weiß ich welche Hausaufgaben ich machen muss.“

Mehr Informationen zur Funktionsweise von ExprAn sowie eine Demoversion des Tools finden Sie unter: www.expran.com

Aus 4.0 wird 5.0: Wie ExprAn Stress im Einkauf besiegt

Aus 4.0 wird 5.0: Wie ExprAn Stress im Einkauf besiegt

Sascha Kramer, Senior Consultant bei Kloepfel Consulting, im Interview

Inhaltsverzeichnis