Projektinterview mit Steigenberger-Tochter H.E.A.D: Treffen sich ein Chefkoch und ein Einkaufsberater…

Schlanker Einkauf in der Hotelbranche

800 kg Fleisch von acht verschiedenen Lieferanten verkosteten die Chefköche namhafter Steigenberger-Hotels an zwei Tagen. Das Resultat: Einsparungen in sechsstelliger Höhe für die Steigenberger-Tochter H.E.A.D. Hotel Equipment and Design GmbH. David Sturc, Senior Consultant bei Kloepfel Consulting, berichtet im Interview von dem gemeinsamen Projekt.

Wie ist das Team zu Projektbeginn vorgegangen?

Unsere Aufgabe bei der Steigenberger Hotels AG bestand primär darin, den Food- und Beverage-Einkauf zu optimieren. Im Zuge dessen sind wir zu Projektbeginn auf die bestehenden Lieferanten zugegangen, um deren Konditionen zu verhandeln. Wir merkten jedoch schnell, dass wir die Aufgabe anders angehen müssen, woraufhin wir das Sortiment des Unternehmens genauer betrachtet und Ansätze gesucht haben, um dieses neu zu gestalten und letztendlich zu optimieren.

Welche Aspekte standen im Fokus des Projekts?

Einen Kernaspekt stellte der Fleischbedarf der verschiedenen Steigenberger Hotels dar. Der Bedarf setzt sich zusammen aus dem benötigten Fleisch für die Restaurants, Kongressevents und weitere Veranstaltungen. So wurden am Anfang des Projekts 600 verschiedene Fleischsorten zu unterschiedlichen Qualitäten von mehr als 15 verschiedenen Lieferanten eingekauft. Hinzu kamen noch zahlreiche lokale Lieferanten, die nicht im System geführt wurden. Diese Aspekte führten dazu, dass nicht direkt nachvollzogen werden konnte, wer welche Ware von wem und zu welchem Preis bestellt hat. Ein einheitlicher Warenbezug war nicht gegeben. Durch die bisher nicht festgelegten Standards kam es außerdem mehrfach dazu, dass Hotels unabhängig voneinander Ware bestellt haben.

Welche Herausforderungen musste das Team bewältigen?

Durch die bis dato noch nicht festgelegten Abläufe war es kaum möglich, den Einkauf richtig zu kontrollieren und zu steuern. Generell lief vieles außerhalb des Systems ab. Bestellmengen und Qualität wurden von den Executive Chefs der jeweiligen Häuser bestimmt. Dadurch konnte eine Einheitlichkeit der Qualität und auch der Standards nur schwer festgelegt werden. Qualität ließ sich nur schwer kontrollieren, da keine Standards gesetzt waren. Die Aufgabe unseres Teams lautete, deutschlandweit für 80 Hotels zwei bis drei leistungsfähige Partner zu finden. Diese sollten zum einen in der Lage sein, das gesamte Sortiment abdecken zu können und zum anderen national die Häuser beliefern zu können.

Wie wurden die Probleme im Einkauf gelöst?

Im ersten Schritt haben wir eine Datenanalyse vorgenommen. Dafür wurden zunächst die Daten der Lieferanten ausgewertet und mit den System- und Bestelldaten des Kunden verglichen. Damit konnten wir uns einen guten Überblick hinsichtlich der getätigten Fleischeinkäufe und des Bedarfes verschaffen.

Eine weitere Herausforderung war, ein Kernsortiment zu bilden. Da unser Team bereits Erfahrung in der Fleischbranche hatte, haben wir den Spezialisten der Abteilung Operations vorgeschlagen, ein Kernsortiment im Bereich Fleisch zu definieren. Unser Ziel war es, das Sortiment von 600 Fleischsorten verschiedener Qualitäten auf ungefähr 80 Kernartikel zu reduzieren. Diese sollten dann allen Hotels zur Verfügung stehen und den gesamten Fleischbedarf abdecken. Nachdem wir Zuspruch für diesen Vorschlag erhalten haben, wurde eine breite Ausschreibung verschickt. Von den 18 Lieferanten die uns daraufhin Angebote geschickt haben, wurden wiederum 8 zur Verkostung eingeladen. Die zweitägige Verkostung fand Anfang des Jahres in Berlin statt. Zum Team gehörten Executive Chefs, F&B-Direktoren der Steigenberger Hotel Gruppe sowie zwei Berater der Kloepfel Consulting.

Wie lief die Fleisch-Verkostung ab?

Verkostet wurde ein Sortiment von 33 Artikeln. Das umfasst circa 300 Muster, die tatsächlich begutachtet, ausgewertet und verkostet wurden. Bewertungskriterien waren dabei Geschmack, Geruch, Optik und Gesamteindruck des Fleischs im rohen und aufbereiteten Zustand. Am Ende wurden rund 90 Prozent der Artikel qualifiziert und entsprachen somit den Qualitätsstandards.

Das ist also der Status Quo. Wie geht es nun weiter?

In den nächsten Wochen werden wir in finale Gespräche mit den Top-4-Lieferanten gehen. Aktuell streben wir eine Dual-Source-Strategie an, sodass wir tatsächlich nur noch zwei Lieferanten haben. Die Einsparungen beziffern sich hier auf 350.000 bis 500.000 Euro. Bis zum Abschluss der Optimierung wird es voraussichtlich noch zwei Monate dauern. Im Falle von Steigenberger wurde ein Real-Controlling mit einer Laufzeit von zwei Jahren vereinbart. Wir müssen das Resultat also nach Projektende weiter verfolgen und sicherstellen, dass das System vollständig implementiert wird.

Sehr positiv hervorzuheben war die bisherige Zusammenarbeit mit den Chef-Köchen und Mitarbeitern des Hotels. Hat anfangs noch jedes Hotel für sich bestellt, so zogen wir im Laufe des Projekts alle an einem Strang und hatten mit der Optimierung ein gemeinsames Ziel.

Vielen Dank für das Interview!

Über die H.E.A.D. Hotel Equipment and Design GmbH
Die H.E.A.D. Hotel Equipment and Design GmbH ist eine 100%-ige Tochtergesellschaft der Steigenberger Hotels AG und als zentrale Beschaffungsgesellschaft spezialisiert auf den Einkauf für die Hotels der Gruppe im In- und Ausland. Mit einer cloudbasierten eProcurement-Plattform schafft sie moderne und innovative Lösungen rund um den Einkauf. Nicht nur Pacht- und Managementbetriebe der Steigenberger Gruppe, sondern auch Franchisenehmer und Drittkunden profitieren von jahrzehntelanger Erfahrung und zeitgemäßem Know-how. Das Beschaffungsportfolio reicht von Food & Beverage über IT bis zu unterschiedlichsten Arten von Dienstleistungen. Die Beratungsleistung umfasst sowohl die Beratung bei einzelnen Beschaffungsprojekten als auch die Planung und individuelle Implementierung von branchenspezifischen eProcurement-Lösungen.

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