Outsourcing im Einkauf

Wachstum on demand – Beratung im Outsourcing

Auftragsbücher des deutschen Mittelstands sind gut gefüllt. Aber branchenübergreifend fehlen Fach- und Führungskräfte. Outsourcing verspricht Wachstum auf Abruf, Stichwort Skalierbarkeit. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Unternehmen Einkaufstätigkeiten risikofrei auslagern. Und erfahren Sie, warum die digitale Transformation ohne Outsourcing mühsam ist.

Bisher haben nur wenige Mittelständler die Wettbewerbsvorteile durch die heutigen Möglichkeiten des Outsourcings von Geschäftsprozessen (Business Process Outsourcing) im vollen Umfang für sich erkannt. Früher lagerte man operative Geschäftsprozesse oft in Niedriglohnländer aus. Im Vergleich zu den heutigen Möglichkeiten, konnten die Firmen vor einigen Jahren jedoch nur deutlich weniger vom Outsourcing profitieren.

Heute bietet Outsourcing Unternehmen enorme Vorteile und Effizienzsteigerungen. So erlaubt zum Beispiel die Flexibilisierung der Kosten es den Auftraggebern, sich schneller an Marktgegebenheiten anzupassen. Gleichzeitig steigert das Auslagern die Transparenz des Einkaufs, sodass der Einkaufsmanager seinen Einkauf samt der ausgelagerten Prozesse deutlich besser steuern kann. Neben der Erfahrung profitieren die Unternehmen von den neuesten Technologien der externen Einkaufsdienstleister.

Manpower in Echtzeit nach Bedarf dazu oder abbuchen, fixe Kosten in variable Kosten umwandeln, von der neuesten IT profitieren und durch Outsourcing das Einkaufsruder besser in der Hand halten. Dies sind die wesentlichen Gründe, warum Unternehmen ihren Einkauf ganz oder teilweise auslagern.

So lassen sich ganz nach Bedarf des Unternehmens und dessen Marktgegebenheiten operative Bestellprozesse von der Bestellung bis zur Bezahlung (purchase2pay Prozesse) an externe Dienstleister abgeben. Aber auch strategische Einkaufsprozesse von der Lieferantensuche und Lieferantentage bis hin zur Vertragsgestaltung und Kostenstrukturanalysen (source2contract Prozesse) können die externen Spezialisten erledigen.

Wenn Unternehmen sich für einen Partner wie Kloepfel Outsourcing entscheiden, sollten sie auf verschiedene Faktoren achten und sich in Zeiten des digitalen Wandels auch unbequemen Fragen stellen.

Outsourcing im Einkauf

Einkaufssteuerung: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Ein starker Outsourcing Partner garantiert dem Einkauf stets die volle Kontrolle über alle ausgelagerten Einkaufs-Prozesse und Einkaufsdaten. Wenn der Geschäftsführer, Produktions- oder Vertriebsleiter einen Status oder umfassende Reports benötigt, möchte der Einkaufsmanager diese Daten bequem und mobil per Knopfdruck abrufen, um zu erklären, was wo wann warum wie geschieht.

Diese Datenhoheit braucht der Einkaufsmanager aber sowieso, um Chancen und Risiken für den Einkauf besser vorherzusehen und managen zu können.
Gerade die Analytics- und Big Data-Themen sind aktuell bei den Einkäufern sehr gefragt. Ein starker Outsourcing Partner verfügt daher über eine digitale Infrastruktur, die dem Einkauf wertvolle Einkaufsdaten einfach, schnell und mobil liefern kann.

Ein Outsourcing von operativen oder strategischen Einkaufsprozessen ohne die Datenkompetenz der Einkäufer, wäre daher nur die halbe Miete und birgt die Gefahr von Abhängigkeiten.

Einkaufsdaten: Im Blindflug durch die Lieferkette

Viele mittelständische Unternehmen pflegen die Stammdaten ihrer Artikel, Kunden und Lieferanten nicht ausreichend. Daher lohnt es sich doppelt, bei einem Outsourcing Projekt diese Stammdaten im Blick zu haben.

Erst eine gesunde Datenbasis ermöglicht den fruchtbaren Boden für starke digitale Strategien, einen agilen Einkauf und eine effektive Supply Chain. Ohne die Erkenntnisse der Daten, wachsen und operieren Unternehmen regelrecht im Blindflug.

Erst eine Datenbereinigung (Data Cleansing) ermöglicht es dem Einkauf, die eigenen Stammdaten zu analysieren, zu validieren und fehlerhafte Datensätze zu korrigieren bzw. zu ergänzen. Diese Fleißarbeit sorgt für bestmögliche Datenqualität im Sinne aktueller, verlässlicher und exakter Daten. Eine regelmäßige Datenreinigung mit kompetenten Partnern schafft somit beste Voraussetzungen für ein funktionierendes Stammdatenmanagement und damit auch für eine rosige digitale Zukunft und ein gelungenes Outsourcing.

Agilität: Jederzeit in Echtzeit reagieren

Die digitale Transformation der globalen Wirtschaft fordert die Unternehmen geradezu heraus, über Outsourcing nachzudenken. Durch die Vernetzung der Industrie 4.0, werden nicht nur Unternehmensgrenzen aufgelöst. Die Welt wird dahin kommen, dass die Kunden und Partner aller Zeitzonen von den Unternehmen erwarten, dass sie in Echtzeit auf Kundenwünsche und Risiken reagieren. 24 Stunden, 7 Tage die Woche. Dies ermöglicht die Digitalisierung beispielsweise durch den Zugriff auf Echtzeitanalysen von Daten.

Auch wenn das eigene Unternehmen diese Dauerbereitschaft heute noch nicht sieht, die globalen Mitbewerber werden die durch die Digitalisierung neu ermöglichten Handlungsbereitschaften als Wettbewerbsvorteil für sich erkennen und nutzen. Spätestens dann müssen weniger agile Unternehmen nachziehen.

Hinzu kommen durch die neuen digitalen Lösungen die Möglichkeiten, deutlich individueller auf Kundenwünsche eingehen zu können, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln, bis hin zur Steigerung der Produktivität.

Starten: Was lässt sich gut auslagern?

Für viele Unternehmen kann es Sinn machen, Outsourcing erst einmal in einem sicheren Rahmen zu testen. So könnte man zu Beginn eines Outsourcing-Projektes zunächst einfache händische und operative Einkaufsprozesse (Procure-to-Pay) von indirekten Gütern auslagern.

Beispielweise immer wiederkehrende Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Nachverfolgungen, Reklamationen von Material für die Wartung der Maschinen, Reinigungsmaterial, Büromaterial oder IT. Dabei sollte der Partner diese Prozesse eng mit der Rechnungsprüfung und –freigabe der Buchhaltung verknüpfen, um Reibungsverluste zu vermeiden. Ein guter Outsourcing-Partner stellt auf jeden Fall mit Ihnen gemeinsam eine Analyse aller Prozesse auf. So werden die Unternehmensprozesse zum einen optimiert und zum anderen „outsourcingfähig“ gemacht, um Reibungsverluste zu minimieren.

Der Outsourcing-Partner sorgt zudem dafür, dass umständliche Beschaffungs- und Freigabeprozesse, verspätete Zahlungen und intransparentes Cash-Flow der Vergangenheit angehören. Dies wiederum entlastet den Einkauf.

Am besten entscheiden sich Unternehmen für einen deutschsprachigen Dienstleister, bei dem sie auch einen festen Ansprechpartner haben, damit die Kommunikation reibungslos verläuft. Dann spielt es auch keine Rolle, wenn der Partner beispielsweise in Bratislava oder Prag sitzt.

Neben der neuen unternehmerischen Freiheit, wachsen zu können, wie es der Markt erfordert, reduziert Outsourcing die Durchlaufzeiten der Beschaffungsprozesse, erhöht das systematisch datenerfasste Einkaufsvolumen, schafft Compliance und minimiert Maverick-Buying.

Mit der neuen Datentransparenz und gewonnen Zeit, kann der Einkauf wiederum seine Stellung im Unternehmen verbessern, indem er sich um die strategischen Themen wie Digitalisierung, Einkaufsstrategien, Stammdaten, Innovationen und Risikomanagement kümmert.

Hat der Einkauf genug Erfahrungen mit dem Outsourcing-Partner gesammelt, kann er später weitere operative aber auch strategische Themen auslagern. Beispielsweise Beschaffungsmarktanalysen, um zu prüfen, ob Verbesserungen durch günstigere Lieferanten möglich sind oder um langfristige Lieferantenverträge zu durchleuchten.

Im Grunde lassen sich alle strategische Themen von Ausschreibungen, Auktionen, Kostenstrukturanalysen über Lieferantentage und Vertragsmanagement bis hin zu Jahresgesprächen, Beschaffungsmarktanalysen, Rohstoffpreisinformationen und dem Risikomanagement auslagern.

Die Vorteile des Business Process Outsourcings operativer und strategischer Einkaufstätigkeiten auf einen Blick:

1. Keine Engpässe mehr bei Großaufträgen
2. Teampower, die Sie Ihrem Einkauf jederzeit anpassen
3. Umwandlung von Fixkosten in variable Kosten
4. Agiler auf Märkte und Risiken reagieren
5. Nutzen von Synergien (z. B. Tausende bereits qualifizierte Lieferanten)
6. Infrastruktur auf dem neusten Stand der Digitalisierung
7. Mehr Transparenz – Bessere Kontrolle und Steuerung des Einkaufs

Werde ich wegdigitalisiert oder outgesourct?

In diesem Abschnitt möchten wir hoffnungsvolle Antworten auf die unbequemste aller Fragen stellen, die sich viele Einkäufer aktuell stellen. Werde ich outgesourct oder wegdigitalisiert?

Nein, nicht zwangsläufig.

Ein Mittelständler oder Einkaufsleiter, der sich gegen die Digitalisierung oder das Outsourcing stellt, weil er keine Jobs gefährden will, riskiert letztlich die Jobs aller Mitarbeiter.

Unternehmen, die sich dem digitalen Wandel entziehen, werden früher oder später ihre Daten mit den Lieferanten und Kunden nicht mehr austauschen können. Die Weltwirtschaft wird sich digital vernetzen, wer sich nicht vernetzen kann oder will, wird den Anschluss verlieren. Digitale Unternehmen wiederum müssen auf Agilität und Geschwindigkeit achten.

Einkäufer, die bisher viele manuelle Arbeiten durchführten, um Daten aus ERP-Systemen und Excellisten zusammenzutragen und auszuwerten, werden künftig durch Software ersetzt. Das ist längst keine These mehr, sondern ein Trend.

Was Software aber nicht ersetzten kann, ist das Zwischenmenschliche, die Erfahrung sowie das strategische und kreative Denkvermögen der Einkäufer. Erst durch diese menschlichen Fähigkeiten können Einkaufsmanager die enormen Datenmengen der Digitalisierung mit den neuen Analyse Tools richtig deuten und nutzen.

Dazu müssen die Mitarbeiter in Sachen Kennzahlen, den verschiedenen Auswertungsmöglichkeiten von Big Data bis Data Mining oder Stammdatenmanagement geschult werden. Gleiches gilt für die neuen Technologien für den Einkauf, wie beispielsweise der Sensorik, dem Internet der Dinge, künstlicher Intelligenz, Open Innovation, Lean Management oder Blockchains.

Autoren

Ilja Kipermann, Kloepfel Outsourcing, Geschäftsführer, Kontakt i.kipermann@kloepfel-outsourcing.com
Frank Wischnewski, Kloepfel Supply Group, Group Director Solutions, Kontakt f.wischnewski@kloepfel-supply.com

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