Lieferantenbewertung vereinfacht – Lieferanten und Einkauf neu erleben

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Lieferantenbewertung vereinfacht – Lieferanten und Einkauf neu erleben

Autor:
Frank Wischnewski, Senior Consultant

Das größte Problem des Lieferantenmanagements ist der Zeitmangel in vielen Einkaufsabteilungen. Der Einkauf weiß längst, wie wichtig es ist, Lieferanten zu bewerten und mit den wichtigsten von ihnen persönliche Beziehungen zu pflegen. Das reduziert nicht nur Kosten. Durch die persönlichen Gespräche mit den Konstrukteuren, der Geschäftsführung aber auch dem Einkauf der Lieferanten, können neue Ideen entstehen, die dem eigenen Unternehmen einen Vorsprung verschaffen.

Es geht aber auch um grundlegende Themen wie die Versorgungssicherheit. Gerade in den aktuellen konjunkturellen Hochzeiten, ist eine enge Beziehung zu den wichtigen und teilweise kaum austauschbaren Lieferanten wichtig. So kann bereits ein kleines fehlendes Bauteil für wenige Euro Ihre Produktion lahmlegen, da durch den wirtschaftlichen Aufschwung Lieferengpässe entstehen. Es werden nicht mehr Preise sondern Lieferzeit verhandelt.

Doch wie gewinnt man die nötige Zeit, um seine Lieferanten besser bewerten und auswählen zu können? Wir empfehlen zwei Schritte:

I. Zeitfresser im Einkauf durch Digitalisierung ausmerzen
II. Checkliste zur Lieferantenbewertung einführen

I. Zeitfresser im Einkauf durch Digitalisierung ausmerzen

Die Digitalisierung ist ein Segen aber nicht selten auch ein Fluch im Einkauf. Zum Segen wird sie, wenn der Einkauf Zeit gewinnt und aus einer fünfköpfigen Einkaufsabteilung Dank der digitalen Tools sechs und mehr Köpfe macht. Dies gelingt aber erst, wenn Sie in kleinen Schritten denken und ihren Einkauf nicht mit einem Schlag oder einer „ganzheitlichen“ Lösung digitalisieren wollen. Der Mensch stolpert nie über Berge, sondern über Maulwurfshügel.

Ganzheitliche Lösungen sind grundsätzlich begrüßenswert. Doch oft bringt der dahinter stehende Perfektionismus, die bestmögliche digitale Lösung für das Unternehmen im Alltag mehr Frust als Lust. In vielen Unternehmen müssen für solche Projekte erst die technischen Voraussetzungen geschaffen und das interne Knowhow aufgebaut werden.

Setzen Sie daher auf kleine digitale Einkaufshelfer, die ihnen die Zeit schenken. Sowohl für die Digitalisierung als auch die Lieferantenbewertung.
So gibt es digitale Instrumente wie das Expressanfragetool ExprAn, das Ausschreibungen erheblich vereinfacht und dem Einkauf wöchentlich die Power von ein bis zwei Arbeitskräfte für Ausschreibungen abnimmt.

Auch sofort einsetzbare eShops wie Proctopus von Kloepfel ist ein einfach zu implementierendes Tool, dass Ihnen Zeit verschafft, mit dem Sie Kosten reduzieren können und welches Ihnen die die Zusammenarbeit mit den Lieferanten enorm erleichtert. Bei Proctopus beispielsweise kann der Einkauf einfach in sein ERP-Katalog-System reingehen, bestellt die unkritischen Materialien und braucht sich weiter keine großen Gedanken zu machen. Die Lieferanten sind vorqualifiziert und der Einkauf profitiert von Bündelungseffekten. Das wichtigste: Der Einkauf gewinnt das kostbare Gut Zeit.

II. Checkliste zur Lieferantenbewertung

Einkäufer bewerten Lieferanten, um Produkte und Kosten optimieren zu können sowie um Qualitäts- und Versorgungsrisiken zu reduzieren. Dazu kann der Einkaufsmanager auf seine Erfahrung und seinen Instinkt zurückgreifen. Welchen Eindruck macht der Lieferant? Wie ist dort das Arbeitsklima? Was sagen die Kollegen anderer Unternehmen?

Neben dem Bauchgefühl und der Erfahrung des Einkaufsmanagers macht die Einführung einer Checkliste zur Bewertung der Lieferanten Sinn. So kann der Bewertungsprozess standardisiert werden. Durch die immer gleichen Kennzahlen zur Qualifizierung werden Leistungen und Preise der Lieferanten transparenter und vergleichbarer.

Lieferantenbewertung – Einfach & schnell

Zum einen können Sie ihre Lieferanten in drei Kategorien einteilen:

1. Bevorzugten Lieferanten
2. Lieferanten mit Entwicklungspotential
3. Unzuverlässige Lieferanten

Für eine erste Sondierung erstellen Sie dann eine Checkliste zur Bewertung und Einschätzung Ihrer Lieferanten mit den folgenden drei Kategorien:

1. Preise
2. Liefertermine (Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit)
3. Produktqualität

Wenn Sie alleine dadurch Prozesse und Standards im Einkauf zur Lieferantenbeurteilung einführen oder ausbauen können, reduzieren Sie nicht nur Risiken, Zeit und Kosten. Sie gewinnen durch die neu gewonnenen Erkenntnisse auch unternehmensintern an Anerkennung, da sie ihren Kollegen aus der Konstruktion oder ihrer Geschäftsführung helfen, besser zu werden.

Lieferantenbewertung – Fokus auf die A-Lieferanten

Eine andere oder zusätzliche Option wäre, dass Sie sich zunächst nur auf ihre A-Lieferanten konzentrieren. Oft betragen im verarbeitenden Gewerbe die A-Lieferanten fünf Prozent aller Lieferanten, machen aber 80 Prozent Ihres Einkaufsvolumens aus. Diese Lieferantenliste können Sie noch um die B-Lieferanten erweitern. Dann haben Sie im Schnitt 90 Prozent Ihres Einkaufsvolumens erfasst, obwohl nur 10 bis 15 Prozent aller Lieferanten auf ihrer Bewertungsliste stehen. Die C-Lieferanten könnten Sie später beispielsweise über eShop Lösungen managen.
Eine entsprechende Checkliste zur Bewertung könnte durch den Fokus auf diese fünf Prozent detaillierter ausfallen und die folgenden Checkpunkte erfassen:

Logistik
Lieferkonditionen,
Verpackung,
Termintreue,
allgemeine Abwicklung

Qualität
Beschwerdemanagement,
Qualitätsmanagement,
Dokumentation,
Frühwarnsysteme

Konditionen
Preistransparenz,
Garantiebedingungen,
Angebotsverhalten,
Marktposition

Risiken
Finanzielle Stabilität,
Lieferantenabhängigkeit,
Verfügbarkeit

Kooperationsbereitschaft
Flexibilität,
Erreichbarkeit,
gemeinsame Projekte

Innovationen und Technologie
Knowhow,
Innovationspotential

Diese Bewertung Ihrer Hauptlieferanten sollte einmal pro Jahr durchgeführt werden. Bei äußerst kritischen Teilen durchaus auch vierteljährlich.

Für die Bewertung den Lieferanten nach den oben genannten Kriterien und ihres Einkaufs- und Bestellverhaltens können Sie Software einsetzen, die ihnen Reports in Echtzeit mit wenigen Klicks auf ihr Smartphone liefert. Egal ob in der Werkhalle, am Flughafen oder im Hotel. Die mühselige tagelange manuelle Arbeit zur Qualifizierung der Lieferanten wird auf null reduziert.

So gewinnen Einkauf und Geschäftsleitung mehr Zeit für das Wesentliche: Die Gespräche mit den strategisch wichtigen Lieferanten.
DochChecklisten und Bewertungen machen allerdings nur dann Sinn, wenn die negative Bewertung eines Lieferanten auch Konsequenzen zur Folge hat.

Die fünf K.O.-Kriterien zur Qualifizierung von Lieferanten

Bei den sehr wichtigen A- und B-Lieferanten sollten die nachfolgenden fünf K.O.-Kriterien immer auf Ihrer Checkliste stehen.

1. Risiko Insolvenz: Wie sieht der Cashflow aus?
Sind Lieferanten bestimmter Warengruppen schwer austauschbar, sollten Gefahren bestimmter Risiken wie eine Zahlungsunfähigkeit des Lieferanten unter die Lupe genommen werden. Es kommt leider immer wieder vor, dass Lieferanten aufgrund einer Insolvenz nicht mehr produzieren und liefern können. Daher achten wir auch auf die Finanzkennzahlen wie den Cashflow. Ein positiver Cashflow zeigt Ihnen, dass mehr Geld ins Unternehmen einströmt als ausströmt. Das Unternehmen ist kreditwürdig bzw. kann finanzielle Verpflichtungen aus eigener Kraft erfüllen. Produktionsausfälle durch Insolvenz sind damit ausgeschlossen.

2. Kundenstruktur: Sind Sie ein VIP?
Damit man Sie als Kunden ernst nimmt und Sie von bestmöglichen Einkaufspreisen, einem guten Service sowie einer erstklassigen Liefertreue profitieren, schauen Sie auch auf die Kundenstruktur der Lieferanten.
Wie sind die anderen Kunden aufgebaut? Wie groß sind diese? Sind beispielsweise die Kunden alle sehr groß und man selber im Vergleich ein eher ein kleines Unternehmen, kann es vorkommen, dass sich der Lieferant weniger um Sie bemüht, Sie einen schlechteren Service oder schlechtere Konditionen bekommen.

3. Standort: Wo sitzt der Lieferant?
Eine weitere zentrale Fragen ist: Wie schnell und oft benötige ich welche Produkte? Es macht ja keinen Sinn wenn Sie irgendwo in China günstig Produkte bestellen, diese aber Wochen zu spät geliefert werden.
Immer mehr deutschsprachige Unternehmen drehen China den Rücken zu. Die Verlagerung von Arbeitsplätzen nach China rein aus Kostengründen für die Produktion von Produkten für den europäischen Markt hat sich für die wenigsten Firmen als Erfolgsmodell herausgestellt. Daher schauen mehr und mehr Unternehmen auf europäische oder osteuropäische Zulieferer.

4. Qualität: Preis-/Leistung und Kundenservice
Bei der Qualität ist natürlich neben der Produktqualität auch wichtig, welche Services geboten werden. Beispielsweise ein Beschwerdemanagement und Qualitätsmanagement. Gerade in der heutigen Hochkonjunktur kann man es sich kaum noch leisten selber ein umfassendes Beschwerdemanagement aufzubauen, um Beschwerden oder Qualitätsmängel zu bearbeiten.

5. Technologie: Knowhow und Innovationspotenzial
Wenn der Einkauf Lieferanten beurteilt, muss er auch auf dessen Innovationspotenzial schauen. Ist er austauschbar? Hat er Innovationspotenzial? Bin ich ihm wichtig? Welche Innovationen hat er mit anderen Kunden hervorgebracht? Hat er eventuell Preise für neue innovative Produkte und Services gewonnen? Wo kauft er ein? Und wie weit ist der Lieferant selber digitalisiert?

Fazit:
Wer keine Zeit zur Lieferantenbewertung findet, nimmt sich als Einkäufer im Grunde nicht ernst. Die Lieferantenbewertung, und sei es „nur“ die Qualifizierung der A- und B-Lieferanten, ist das Herzstück eines erfolgreichen Einkaufs.

Durch einfache digitale Helfer lässt sich im Einkauf Zeit für die Qualifizierung der Lieferanten freischaufeln. Wird die Lieferantebewertung im Unternehmen wirklich gelebt, werten diese neuen Erkenntnisse nicht nur den Einkauf sondern das ganze Unternehmen auf. Es wir schneller und agiler, kann besser auf Kundenwünsche eingehen und reduziert Risiken.

Dem Einkäufer wird nicht mehr nur zugerufen „Bestell mal…!“. Sondern „Haben Sie eine Idee?“.

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