Projektinterview mit Stefan Vollherbst, CPO bei der VollherbstDruck GmbH

In unserem Interview mit Stefan Vollherbst, berichtet der CPO der VollherbstDruck GmbH über das gemeinsame Projekt mit der Kloepfel Group.

Waren Sie zu Projektbeginn skeptisch oder eher aufgeschlossen?

Wir hatten uns intern ganz bewusst zum Ziel gesetzt, unseren Einkauf professioneller aufzustellen und eine Lösung zu finden, die optimal zu unseren hohen Qualitätsanforderungen passt. Neben Kloepfel Consulting haben wir Gespräche mit weiteren Einkaufsberatern geführt, wobei letztendlich das persönliche Gespräch mit Marc Kloepfel entscheidend war. Uns hat das ganzheitliche Konzept zugesagt und wir haben gemeinsam ein speziell auf uns zugeschnittenes Paket erarbeitet. Wir haben uns also schon vor Projektbeginn intensiv mit dem Thema beschäftigt und fühlten uns in guten Händen, weshalb wir auch sehr aufgeschlossen waren.

Was waren die größten Herausforderungen zu Beginn des Projektes?

Die größte Herausforderung stellte aufgrund des hohen Kapazitätsbedarfs unser sportliches Zeitziel von einem halben Jahr dar.

Inwieweit hat sich das Optimierungsprojekt auf die Qualität Ihrer Produkte ausgewirkt?

Eine klare Voraussetzung war für uns, dass die Preisoptimierungen nicht zu Lasten der Qualität unserer Produkte gehen. Darauf waren Projektziel und Vorgehensweise von Anfang an ausgerichtet. Als Premiumanbieter im Bereich Etikettendruck hat Produktqualität allerhöchste Priorität für uns.

Wie wirkt sich die Optimierung auf Ihren Beschaffungsalltag aus?

Aktuell befinden wir uns noch in der Optimierung unserer Prozesse, doch schon jetzt sehen wir in verschiedenen Bereichen positive Effekte. Wir hatten vor dem Projekt eine große Menge an Lieferanten und Produkten, welche wir stark bündeln konnten. Beispielsweise konnten wir bestimmte Sondermaterialien durch Standardmaterialien ersetzen. All dies hat unseren Beschaffungsalltag bereits erheblich vereinfacht. Darüber hinaus haben wir für Versicherungen und Energiethemen externe Partner gefunden, die diese Bereiche für uns übernehmen und uns damit operativ entlasten.

Wie würden Sie die Arbeitsweise des Kloepfel-Projektteams beschreiben?

Mit Carsten Schmitt hatten wir einen sehr guten Berater an unserer Seite, der überaus strukturiert gearbeitet hat und sehr in die Tiefe gegangen ist. Er kannte auch bereits unsere Branche und einige Lieferanten, hatte also bereits Erfahrung mit unseren Produkten. Er hat uns in allen Bereichen optimal unterstützt.
Wir sehen uns als Kollegen auf Zeit. Wie war Ihr Empfinden?
Absolut, das war auch unser Eindruck. Carsten Schmitt war in der Zeit, die er bei uns im Haus war, ein Teil des Vollherbst-Teams. Dies ist allerdings auch der Anspruch an unsere eigene Unternehmenskultur.

Für Ihre Lieferanten waren die Gesichter unserer Berater neu. Welche Reaktionen haben Sie in dieser Hinsicht erlebt?

Tatsächlich gab es unterschiedliche Reaktionen seitens unserer Lieferanten. Die großen Unternehmen kannten die Prozedur bereits und haben gut kooperiert. Man merkte, dass sie professionell aufgestellt sind und wissen, wie man mit solchen Projekten umzugehen hat. Die allermeisten haben verstanden, dass es uns nicht darum ging, Preise zu drücken, sondern dass wir unsere Partnerschaften mit ausgewählten Partnern stärken und auch gemeinsam Prozesse verbessern wollten. Einige wenige Lieferanten taten sich mit der neuen Situation etwas schwer. Insbesondere dort, wo noch veraltete Strukturen und Ansichten vorherrschen, wurden derartige Veränderungen in der Zusammenarbeit eher abgelehnt.

Wie lautet Ihr aktuelles Fazit nach Projektende?

Wir sind zufrieden mit unserer Entscheidung, Kloepfel Consulting unser Vertrauen geschenkt zu haben. Unser großes Ziel, Einkaufskonditionen zu optimieren, Materialien zu konsolidieren und gleichzeitig unsere Qualität beizubehalten, haben wir erreicht. Dank der intensiven und guten Zusammenarbeit haben wir Kloepfel Consulting kennen und schätzen gelernt und werden in naher Zukunft weitere Projekte zusammen durchführen. Dementsprechend können wir Kloepfel auf jeden Fall weiterempfehlen.

Einkaufstracker/Einkaufscontrolling

Welche Herausforderung haben Sie im Umgang mit Ihren Daten bisher?

Im Nachgang des BKO Projekts war uns sehr wichtig, unsere Lieferantenkonditionen auch nachhaltig überwachen zu können. Wir möchten jederzeit live herausfinden, ob die verhandelten Konditionen stabil sind oder ob ein Lieferant die Preise zwischenzeitlich wieder anzieht. Wir sahen uns jedoch dem Problem gegenüber, dass wir nicht in allen Bereichen ein Tracking der Einkaufspreise über unser ERP-System hatten. Im Zuge der Implementierung unseres Einkaufstrackers haben wir sodann festgestellt, dass wir deutlich mehr Informationen als bisher aufzeichnen müssen und dass hierin unsere Hauptherausforderung liegt.

Nachdem Sie dieses Problem erkannt haben, wie sind Sie im nächsten Schritt vorgegangen?

Gemeinsam mit den Kollegen der Kloepfel Digital Transformation haben wir zunächst nach Möglichkeiten gesucht, unsere aktuelle Datenlage abzubilden. Wir wollten die Informationen unserer unterschiedlichen Systeme konsolidiert im Einkaufstracker zusammenführen. Eine erste Schnittstelle haben wir mit unserer Buchhaltungssoftware (DATEV) gebildet. Dann folgte ein Programm zur digitalen Rechnungsbearbeitung (Aequitixx). Wir gehören zu den Ersten, die Aequitixx in den Einkaufstracker integriert haben. Damit lassen sich Rechnungen digitalisieren und die Daten dann auslesen. Dies löste unser eingangs beschriebenes Problem, da wir nun auch die Daten, die nicht über unser ERP-System erfasst werden, trotzdem über den Einkaufstracker überwachen können.
Welche Systeme nutzen Sie zur Abwicklung Ihrer Bestellungen bzw. der Materialwirtschaft?
Wir nutzen eine branchenspezifische Software, die ganz auf unsere Bedürfnisse und Abläufe zugeschnitten ist. Sie hat ihre Stärken in der Angebotskalkulation und Bestellabwicklung und bildet mit einigen Einschränkungen auch unsere Materialwirtschaft ab. Allerdings ist es kein Programm, welches im Bereich Materialwirtschaft unsere Prozesse vereinfachen kann.

Wieso haben Sie sich dazu entschieden, die Digitalisierung Ihres Einkaufs voranzutreiben? / eine Controlling-Lösung von KDT einzuführen?

Wir haben uns das Ziel gesetzt, im Zuge der Digitalisierung all unsere Prozesse digital abzubilden, dazu gehört auch unser Einkauf. Der Einkaufstracker zwingt uns dazu, unsere Daten sauber und fehlerfrei zu sammeln und liefert uns dafür vielfältige Analyse- und Bewertungsmöglichkeiten, die sich letztlich betriebswirtschaftlich bemerkbar machen werden.

Welche Komponenten haben Sie im ersten Schritt für die Optimierung Ihres Einkaufs eingesetzt bzw. mit KDT aufgebaut?

Wir haben den Einkaufstracker zunächst so belassen, wie er auch für BKO Projekte genutzt wird. So konnten wir unmittelbar und weiterhin die Bestelldaten analysieren und Veränderungen erkennen. Im nächsten Schritt sind wir dann auf unsere spezifischen Erfordernisse eingegangen und haben den Tracker so modifiziert, dass er mit unserer Unternehmensstruktur und den Prozessen, die wir abbilden möchten, übereinstimmt.

Wieso haben Sie sich für genau diese Bausteine zu Einkauf 4.0 entscheiden?

Hauptsächlich weil die Möglichkeit bestand, sie individuell auf unsere Situation anpassen zu können. Andere Controlling-Programme, die auf unserer Liste standen, waren aus unserer Sicht eher für größere Unternehmen und weniger für den Mittelstand geeignet, auch hinsichtlich der Kostenstruktur. Eine vergleichbare Auswertung zum Einkaufstracker kannten wir darüber hinaus schon aus dem BKO-Projekt, weswegen wir uns dann entschieden haben, diese Bausteine auch langfristig in unserem Einkauf zu integrieren.

Was war für Sie die schwierigste Aufgabe bei der Einführung der Controlling-Lösung „Einkaufstracker“?

Da die vollständige Implementierung des Einkaufstrackers noch nicht abgeschlossen und das finale System noch nicht im Einsatz ist, kann ich das noch nicht abschließend beurteilen. Im Digitalisierungsprozess insgesamt liegt die schwierigste Aufgabe bislang darin, alle Daten digital, umfassend und sauber verfügbar zu machen. Während des Implementierungsprozesses stößt man natürlich auf viele weitere kleine Hürden, welche wir allerdings bis jetzt so überwinden konnten, dass wir auch stets daraus lernen und uns verbessern konnten.

Sind weitere Themen oder Projekte geplant, um die operativen Prozesse zu automatisieren und zu standardisieren?

Zunächst werden wir den Einkaufstracker vollständig implementieren, dieses Projekt abschließen und damit arbeiten. Dann wird sich auch herausstellen, welche Optimierung wir in puncto Einkaufs-Digitalisierung noch vornehmen können. Für 2018 steht jedoch das nächste gemeinsame Projekt schon auf dem Plan. Gemeinsam mit der KDT möchten wir einen E-Shop für alle Zubehörartikel erarbeiten. Außerdem möchten wir QlikView gerne auch nutzen, um nicht nur den Einkauf, sondern auch andere Unternehmensbereiche zu controllen. QlikView gehörte auch zu den ausschlaggebenden Gründen, warum wir uns für KDT entschieden haben. Es kann in vielen Bereichen eingesetzt werden und ist für uns somit eine außerordentlich kosteneffiziente Investition.

Wie schätzen Sie die Relevanz digitaler Einkaufslösungen für die langfristige Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen ein?

Unabhängig vom Einkauf ist die Digitalisierung heute und in Zukunft einer der erfolgskritischen Bestandteile eines Unternehmens. Doch immer wieder muss ich überrascht feststellen, dass viele digitale Lösungen von Unternehmen gefordert werden, während die Umsetzungsmöglichkeiten noch lange nicht da sind, wo sie heute sein müssten. Das gilt sowohl für Unternehmen, die digitale Lösungen suchen, als auch für Unternehmen, die ein Angebot dafür bieten. Wir stoßen beiderseits immer wieder an Grenzen und müssen feststellen, dass wir durch die technisch und emotional gegebenen Rahmenbedingungen blockiert sind. Der Wille ist auf beiden Seiten da, doch es fehlt an Erfahrung und Routine. Diese Erkenntnis ist allerdings bereits ein wichtiger Schritt in Richtung digitaler Zukunft. An dieser Stelle sind wir meines Erachtens schon vergleichsweise fortschrittlich, da wir in den letzten Monaten umfassende Erfahrungen sammeln und aus diesen lernen konnten.

Was sind erste oder direkte Erfolge/Ergebnisse aus der Zusammenarbeit mit Kloepfel Digital Transformation?

Die Implementierung des Einkaufstrackers hat uns gezeigt, dass wir zu wenige Materialien über das System abbilden und hier ein großes Defizit liegt. Insbesondere in puncto Datenpflege haben wir festgestellt, dass es zu viele Programme gibt und wir mit dem Einkaufstracker deutlich schlanker dastehen. Auch wenn das Gewinnen dieser Erkenntnisse eine durchaus frustrierende Erfahrung war, verbuchen wir es dennoch als Erfolg, weil wir die richtigen Schlüsse gezogen und erfolgsversprechende Maßnahmen eingeleitet haben.

Wie haben Ihre Mitarbeiter die Veränderungen aufgenommen?

Bezogen auf den Einkaufstracker und die generelle Digitalisierung im Einkauf, haben unsere Mitarbeiter den Wandel von vorn herein sehr positiv angenommen. Wir haben ein junges Team, welches in der digitalen Welt aufgewachsen ist und gemeinsam versucht, unsere analogen Prozesse mit Hilfe der Digitalisierung einfacher zu gestalten. Klar sehen auch wir in anderen Unternehmensbereichen, dass sich ältere Mitarbeiter, die keine Digital Natives sind, deutlich schwerer tun. Das ist von unserer Seite auch akzeptiert und nachvollziehbar. Es hat sich aber auch gezeigt, dass die anfängliche Skepsis im Zuge der Umsetzung immer weiter verschwindet, da die Kollegen in der Praxis erleben, wie deren Arbeit vereinfacht wird.

Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit KDT wahrgenommen?

Die Zusammenarbeit mit Kloepfel Digital Transformation kann ich auf Basis des BKO-Projekts und der aktuellen Implementierung des Einkaufstrackers als sehr offen, kollegial, hilfsbereit, lösungsorientiert und klar auf unsere individuellen Bedürfnisse eingehend beschreiben.

Vielen Dank für das Interview!