Wie Sie mit Risikomanagement Ihren Einkauf absichern

Schulungen und Seminare schützen vor Betriebsunterbrechungen

Typischerweise kann es in gewissen Bereichen der Rohstoffversorgung, bei einzelnen Teilen und Komponenten sowie bei der Bereitstellung spezifischer Dienstleistungen zu Ereignissen wie Lieferantenausfällen, Lieferengpässen, Qualitätsproblemen oder Preiserhöhungen kommen. Das Risikomanagement im Einkauf versucht, vorausschauend mögliche Ereignisse zu identifizieren sowie deren Wahrscheinlichkeit und Schadenspotenzial zu bewerten, um mit entsprechenden Maßnahmen das Risiko proaktiv zu behandeln.

Zumeist vermeiden Unternehmen offensichtliche Risiken und entscheiden sich für nachhaltige Beschaffungsstrategien, bei denen etwa mehrere gleichwertige Lieferanten für Material, Teile und Dienstleistungen verpflichtet werden. Soweit dies nicht gelingt, wird versucht mit Single Source-Lieferanten langfristige Lieferverträge zu vereinbaren, um die Versorgung auch bei plötzlich auftretenden Engpässen abzusichern und sich vor kurzfristigen Preiserhöhungen zu schützen.

Dank einer breit gestreuten Zulieferkette bleiben die Risiken eher beherrschbar. Trotzdem sind Betriebsunterbrechungen, wozu auch Unterbrechungen in der Lieferkette gehören, mit 37% weiterhin das wichtigste der globalen Geschäftsrisiken, was das Allianz Risikobarometer von 2017 einmal mehr aufzeigt.

Das Risikopotenzial nimmt in der Beschaffung auf Grund langfristiger Trends kontinuierlich zu. Fertigungstiefen werden in vielen Branchen und Unternehmen reduziert, wodurch der Einkauf an Gewicht gewinnt und sich Abhängigkeiten durch Know-how Verlust tendenziell verstärken. Der Einkauf deckt sich auf globalen Beschaffungsmärkten ein, wodurch filigran gesponnene globale Supply Chains entstehen. Die Lagerbestände werden optimiert, um die Kapitalbindung zu reduzieren, wodurch sich Versorgungsrisiken durch eng getaktete Wertschöpfungsketten erhöhen.

Die ISO-Norm 31000 bietet einen anerkannten Rahmen für gut strukturiertes Risikomanagement, woran sich auch der Einkauf durchaus anlehnen kann. Eines der Hauptprinzipien integriert das Risikomanagement als Bestandteil der Prozesse und der Entscheidungsfindung. Neben den Chancen sind auch die Risiken bei allen Einkaufsentscheiden zu bewerten.

Das Fraunhofer-Institut unterteilt in einer Studie zum Risikomanagement in der Beschaffung von 2010 die typischen Risiken nach strategischer und eher operativer Art. Die operativen Beschaffungsrisiken werden zumeist mit der Lieferantenbewertung kontinuierlich verfolgt. Lieferverzögerungen durch unzureichende Fertigungskapazitäten, ungenügende Qualitätskontrollen der Lieferanten und instabile Fertigungsprozesse beim Lieferanten seien die wichtigsten operativen Risiken. Zu den strategischen Beschaffungsrisiken zählen gemäß dieser Studie die Risiken im wirtschaftlichen Umfeld, die Abhängigkeit durch Single Sourcing sowie unvermittelte Preiserhöhungen von Lieferanten.

Viele Risiken können durch ein strategisches Lieferantenmanagement beurteilt und proaktiv behandelt sowie kontinuierlich überwacht werden. Potenziale sind zumeist mit Risiken verbunden, beide sind zu bewerten und in den Entscheiden umsichtig zu berücksichtigen. Risikoappetit und Risikofähigkeit hängen von der Risikostrategie des Unternehmens ab, deren sich der Einkauf nicht entziehen kann. Das Risikobewusstsein sowohl im strategischen Einkauf als auch in der operativen Beschaffung kann durch Schulungen geschärft werden.

Der Einkauf kann die bewährten Methoden und Tools zur Identifikation von Potenzialen ebenso gut zur Risikobeurteilung nutzen. Die zweidimensionale Portfolio-Analyse wurde von Kraljic insbesondere zur Identifikation der Risiken in der Beschaffung entwickelt, da eine ABC-Analyse nach Pareto nur die Wichtigkeit eines Lieferanten zu bemessen vermag.

Zur Bewertung der Risiken ist die Risikomatrix sicherlich das wichtigste Instrument. Relevante Risiken werden nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenspotenzial bewertet. Für kritische Risiken sind Maßnahmen zur Risikobehandlung abzuleiten und deren Umsetzung ist nachzuhalten. Für die einzelnen Risikofelder bieten sich bewährte Ansätze zur Vermeidung und Reduktion der Risiken an. Mit jeder unternehmerischen Tätigkeit bleiben indessen immer Risiken auch auf der Beschaffungsseite bestehen. Im Lagebericht werden nur die Top-Risiken des Einkaufs sowie die grundsätzlichen Ansätze dargestellt. Der Einkaufsleiter muss indessen jederzeit in der Lage sein, über die Risiken in der Beschaffung kompetent Auskunft zu geben.

In einem aktuellen Trainingsmodul werden die Aspekte des Risikomanagements im Einkauf vertieft, der moderne Baukasten vorgestellt und mit Fallstudien verstärkt. Mit einem schlanken Prozess kann der Einkauf das Risikomanagement umsetzen. Sein Einkaufsteam ist in die periodische Aktualisierung einzubeziehen, da sie das Ohr am Lieferanten haben und kritische Veränderungen aus erster Hand erkennen.

Stephan Hofstetter
Dr. oec. HSG
Partner Kloepfel Consulting

 
 

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