Indirekter Einkauf

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Indirekte Kosten drastisch senken

Aufgrund der oftmals mangelnden Beachtung indirekter Kosten lassen sich in diesem Bereich erhebliche Einsparpotentiale generieren. Die meisten Einkaufsabteilungen sind durch die zentralen Beschaffungsgüter bereits so stark ausgelastet, dass die Gemeinkosten der Unternehmen unbeachtet bleiben. In einigen Unternehmen unterliegen diese gar nicht dem Einkauf, sondern werden durch andere Abteilungen (Buchhaltung, Disposition, Assistenten etc.) betreut.

Häufig kommt es daher zu ungünstigen Vertragsverlängerungen, ohne die aktuellen Konditionen und Dienstleister einer Analyse unterzogen zu haben. Im Gegensatz zu den zentralen Beschaffungsgütern gibt es bei den Gemeinkostenthemen viele geeignete Partner und vor allem spezifizierte und konstante Produkt-/ Dienstleistungsanforderungen.

Durch eine umfassende Analyse, den Einsatz der erforderlichen Beschaffungsinstrumente und der Auswahl der richtigen Partner lassen sich Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich realisieren. Im Folgenden sind Optimierungsansätze einiger Gemeinkostenbereiche dargestellt.

Marcus Schilling

Senior Partner

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M rendite@kloepfel-consulting.com

Der Bereich Energie hat in den letzten Monaten und Jahren einen deutlichen Einfluss auf die Ergebnisse und Ziele von Unternehmen zu verzeichnen. Stark volatile Energiepreise, knappe Ressourcen aufgrund politischer Marktgegebenheiten, sowie die Belastungen für unser Klima und die Umwelt. Es gibt ausreichend Gründe, Energie sparsam und effizient einzusetzen. Neben den klassischen Verträgen mit Energieversorgern liegt heutzutage der Fokus aber auch auf den vorhandenen Möglichkeiten zur Energieeigenerzeugung, sowie der Effizienzsteigerung. Hier ist es durchaus wichtig, dass der Bereich Energie in Unternehmen ganzheitlich betrachtet wird. Entscheidungen und Investitionen zur Energieoptimierung sollten immer aus kaufmännischer, technischer und nachhaltiger Sicht bewertet werden. Regelmäßige „Energie-Check-ups“ können in Unternehmen dazu führen, bestmögliche Ressourcennutzung zu gewährleisten und auch staatliche Förderungsmöglichkeiten nicht zu verpassen.
Im Bereich der Entsorgung sind oft massive Einsparungen möglich, da diese stark durch Rohstoffkosten beeinflusst werden. Hier sollte mindestens alle zwei Jahre eine Ausschreibung durchgeführt werden, damit man auch von den Entwicklungen und Konsolidierungen am Markt profitieren kann. Meist erlebt man bereits in der Aufbereitung der Ausschreibungsunterlagen ein erstes „Aha-Erlebnis“, da vielen Menschen im Unternehmen nicht bewusst ist, welche Stoffe als Abfall anfallen. Unter Umständen kann auch der entsorgte Abfall für eigene Lieferanten von Interesse sein. Mit einem Austauschzyklus lässt sich in diesem Fall viel Geld sparen. Eine komplette Analyse und Durchleuchtung des Bereiches Entsorgung mit Betrachtung der Entsorgungsbehälter, Transportgefährten, Abholungshäufigkeiten usw. kann Potentiale zwischen 10 und 30 Prozent aufdecken.
Wann haben Sie Ihren nächsten Check-up?
Packmittel gehören mit zu den am häufigsten bearbeiteten Warengruppen auf unseren Beratungsprojekten, bilden sie doch bei nahezu jedem produzierenden Unternehmen einen mehr oder minder großen Themenkomplex mit entsprechendem Kostenblock. Packmittelarten, Umfang, strategische Bedeutung und Stellenwert im Einkauf sind stark von den zu verpackenden Produkten bzw. den kundenindividuellen Bedürfnissen abhängig. Nichtsdestotrotz lassen sich in diesem Bereich regelmäßig Einsparungen erzielen, beispielsweise über Direktverhandlungen, Benchmarks oder Ausschreibungen. Die korrekte Erfassung der Spezifikationen und der an die Packmittel zu stellenden Anforderungen sowie die Kenntnis der relevanten Beschaffungsmärkte bilden die Grundlage für die erfolgreiche Themenbearbeitung, in deren Verlauf sich nicht selten Produktoptimierungen, nachhaltigere Lösungen oder Komplexitätsreduzierungen als weitere Effekte ergeben. Die Begleitung der Qualifizierung neuer Lieferanten und die langfristige Absicherung von Konditionen, bspw. über Preisgleitklauseln, gehören dabei zum Standard.
Bei Büromaterialien lohnt sich zunächst eine Prozessbetrachtung. In den vergangenen Jahren hat sich die Bestellung über einen Webshop (bspw. wöchentliche Sammelbestellung über eine zentrale Stelle) stark verbreitet. Damit sich dies jedoch richtig lohnt, stellen Mitarbeiter häufig Pakete zusammen und füllen somit – neben den Kassen der Lieferanten – auch die Büroschränke. Heute geht der ideale Einkäufer beispielsweise den Weg über einen „offenen Zugang“. Hierbei werden die Büromaterialien in einem offenen Schrank gelagert und vom C-Artikel Lieferanten – meist sogar in Verbindung mit einem VMI-Verfahren (Vendor Management Inventory) aufgefüllt. Somit hat jeder Mitarbeiter ständigen Zugriff auf die benötigten Utensilien und ein Horten von Materialien wird vermieden. Auch im Bereich der Drucker und Toner sind nicht unerhebliche Einsparungspotentiale vorhanden. Beispielsweise durch das Outsourcen der gesamten Drucker. In diesem Fall bezahlt man nun mehr pro gedruckte Seite. Der Lieferant übernimmt das Tonermanagement, wodurch jeder Toner eindeutig einem Drucker zugeordnet wird. Somit wird die Effizienz des Toners überwacht und der Dienstleister stellt sicher, dass die Toner auch wirklich ausgenutzt werden. Abhängig vom bisherigen Beschaffungsprozess und den bestehenden Konditionen, sind Einsparungen von bis zu 30 Prozent generierbar.
Bei Reisekosten werden oft nur die „Kostentreiber“ Flüge betrachtet und versucht – unter fehlender Berücksichtigung des teils enormen persönlichen Aufwands, sprich Prozesskosten – über verschiedene Internetplattformen den „billigsten“ Flug zu buchen. Eine optimierte Lösung kann der Einsatz eines „self-booking-tools“ in Zusammenarbeit mit einem größeren Reisebüro sein. Hierbei kann neben der Berücksichtigung einer etwaigen Reiserichtlinie auch die Vorgabe zur Buchung der günstigsten Route gemacht werden. Eine weitere Möglichkeit ist bspw. die Hinterlegung von Preisen diverser Mietwagenanbieter oder Hotelketten. Neben den deutlich optimierten Prozesskosten profitiert man von den meist besseren Konditionen der Reisebüros bei den Fluggesellschaften. Weitere Einsparungen lassen sich zum Beispiel durch eine parallele Zusammenarbeit mit einem Kreditkartenunternehmen erzielen. In diesem Falle wäre der Reisende über die Kreditkarte versichert und am Ende des Jahres fließt mittels Refundierung auch noch Geld in die Kasse. Unter dem Strich lassen sich im Bereich der Reisekosten zwischen 12 und 25 Prozent einsparen.
Häufig resultiert der größte Teil des ITK Budgets aus externen Kosten. Diese externen Kosten stammen i.d.R. aus größeren Investitionen im Rahmen von Projekten oder aus laufenden Verträgen. Sobald das Projekt positiv abgeschlossen wurde oder der Vertrag wie gewünscht läuft, findet häufig weder eine kommerzielle Überwachung noch ein Regel-Abgleich auf den Bedarf im Sinne einer Optimierung statt. Dies betrifft sowohl Software-, Dienstleistungs- als auch Infrastruktur-Themen. Hierbei unterstützen wir bei der Überarbeitung der Lösung im Blick auf die tatsächlichen Bedarfe, Zukunft, Technologien. Neben einer besten Vernetzung im Markt, Zugriff auf Lösungen bieten wir selbstverständlich alle Varianten der Einkaufs-Methodik. Dies führt in Summe zu Einsparungen je nach Themengebiet zwischen 15 und 40 Prozent.
Das Facility Management umfasst in den meisten Fällen die Unterhaltsreinigung, Maschinenreinigung, Werkschutz, Wartungen und Instandhaltung. Alle Bereiche beinhalten ein umfangreiches Leistungsspektrum, welches sich über die Jahre verändert oder unspezifisch vergeben wird. Daraus resultiert ein intransparenter Kostentreiber. Mittels Transparenz, Definition von Leistungsumfängen, Bündelung und Leistungsbewertung können somit schnell Einsparpotenziale definiert und realisiert werden. Durch Fachexpertise wird der Bereich Facility Management nachhaltig transparent für Sie aufbereitet und bietet bis zu 17 Prozent Einsparpotenzial.
Im Bereich der Arbeits- und Betriebskleidung gibt es verschiedene Ansätze für Einsparungen. Gerade in Fertigungsbetrieben ist es oft schwierig den Bedarf und somit die benötigten Mengen abzuschätzen. Dem kann man ein automatisiertes System gegenüberstellen. Jeder Mitarbeiter bekommt, gemäß seinem Arbeitsplatz, ein fixes Jahresbudget für die PSA (Persönliche Schutzausrüstung). Entweder stellt man ein „Dispenser System“ (vergleichbar mit einem Snackautomaten) zur Verfügung, oder gibt fixe Ausgabezeiten und Ort vor. Neben durchschnittlichen Einsparungen von ca. 20 Prozent wird auch jede Art von Missbrauch vermieden.
Aufwendungen für die Fahrzeugflotte stellen oftmals einen kostenintensiven, stetig steigenden und gleichzeitig für den Einkauf intransparenten Bereich dar. Dies liegt vor allem daran, dass die „Total Costs of Ownership (TCO)“ nicht ermittelt werden und somit nicht genügend Ansatzpunkte für Einsparpotenziale identifiziert werden können.

Es sollte mit der Überarbeitung der Car-Policy der Grundstein für die Fuhrparkoptimierung gesetzt werden, welche die Eckpfeiler wie Markenstrategie, Budget und Referenzfahrzeuge vorgibt. Eine Ausschreibung hilft, das passende Dienstleistungsportfolio sowie mögliche Leasinggeber zu identifizieren.

Potenziale liegen zusätzlich in der Verwaltung von Fahrzeugen. Oftmals kann durch einen Fuhrparkmanager und/oder ein Fuhrparkmanagementtool die Steuerung des Fuhrparks gezielt eingesetzt werden, um Kostentreiber zu minimieren. Ein Beispiel liegt in der Abrechnung von Mehr- und Minderkilometern. Wenn der Fuhrparkmanager die Leasing-Ausreißer identifiziert, kann die Abrechnung bei Fahrzeugrückgabe deutlich gesenkt werden. Dies ist jedoch abhängig von den Fahrzeugnutzern und dem Digitalisierungsgrad im Fuhrpark.

Hinzu kommt, dass die Elektrifizierung im eigenen Fuhrpark immer relevanter wird. E-Mobilität oder auch ein Mobilitätsbudget sind für ihre Mitarbeiter von großem Interesse, jedoch können die damit einhergehenden Veränderungen und Vorgaben nur bedingt eingeschätzt werden. Aus diesem Grund sollte auch hier eine TCO-Betrachtung bei Aufnahme in die Car-Policy durchgeführt werden, da sich nicht jedes Fahrzeug für einen Fuhrpark eignet. Bei diesen Entscheidungen können wesentliche Kosten reduziert werden und für ihre Mitarbeiter entsprechende Verbesserungen erreicht werden.
Aus dem Zusammenspiel der TCO-Betrachtung können Kostenminderungen von bis zu 15 Prozent erzielt werden.

Die Bedarfe und Leistungen im Bereich Marketing sind vielfältig und individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse und Herausforderungen zugeschnitten. Beziehungen zu Lieferanten und Agenturen sind meist langjährig gewachsen und die Prozesse sowie Lieferantenstrukturen typischerweise auf kurzfristige Umsetzungen ausgelegt. Zudem verändern sich gerade in den digitalen Kanälen die Technologien und Anforderungen stetig. Diese Gegebenheiten haben häufig von Verträgen abweichende Leistungsumfänge und eine Vielzahl unterschiedlicher Lieferanten zur Folge. Wir helfen Ihnen, Ihren aktuellen und zukünftigen Bedarf zu ermitteln und schaffen dabei Transparenz über die gesamte Kategorie hinweg. Durch unsere fundierte Expertise können wir sowohl bei einzelnen Produkten und deren Spezifikationen als auch bei Agentur- und Kreativleistungen Einsparpotenziale identifizieren und den passenden Einkaufshebel anwenden. Da wir mit den Herausforderungen im Marketing bestens vertraut sind, kennen wir die operativen und qualitativen Risiken und haben diese bei der Umsetzung der Maßnahmen stets im Blick. Somit erreichen wir neben den Einsparungen auch eine nachhaltige Optimierung Ihrer Bedarfe, Agentur- und Lieferantenstruktur in allen Kanälen von Print bis Online.

Zusammenfassend zeigt die Praxis, dass bei detaillierter und strategischer Bearbeitung in nahezu allen Bereichen der indirekten Kosten (neben den oben genannten auch weitere wie bspw. Versicherungen, Energie etc.) erhebliche Einsparungen realisiert werden können.


Unsere Leistungen

Einkaufskosten senken Beschaffungsprozesse optimieren Logistik optimieren Einkäufer Academy Global Sourcing

Indirekter Einkauf E-Procurement

Risikomanagement

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