Teil 1: Versteckte Einsparpotenziale im indirekten Einkauf

Einsparungsmöglichkeiten nutzen – Sach- und Gemeinkosten nicht unterschätzen

Unsere Erfahrung zeigt, dass indirekte Einkaufskosten – auch bekannt als Sach- und Gemeinkosten – oft nicht im Zentrum der Einkaufsaktivitäten von Unternehmen stehen. Wir sehen als einen Grund für die gering bewertete Relevanz dieser Themen die Nachrangigkeit im Vergleich zu Aktivitäten, die das Kernprodukt bzw. Kerngeschäft betreffen.

Dabei fokussieren sich Unternehmen oft auf die effiziente Beschaffung der Kernbestandteile, die zur Produktion sowie dem Verkauf des Kernportfolios erforderlich sind und vernachlässigen die scheinbar nebensächlichen Kostenbestandteile. Indirekte Warengruppen sind alle Güter und Dienstleistungen, die nicht direkt bzw. nur indirekt in die Erzeugnisse einfließen und sind dennoch erforderlich für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Die entsprechenden Sach- und Gemeinkosten können nur bedingt einem Kostenträger – also dem erzeugten Kernprodukt oder der Dienstleistung – zugerechnet werden. Für diese anfallenden Kosten ist ein Verteilungsschlüssel erforderlich.

Wir erfahren häufig, dass aus den genannten Gründen die detaillierte Betrachtung dieser Kosten bzw. Warengruppen oft in Unternehmen entfällt und nur in einem geringen Umfang kosteneffiziente Lösungen gesucht und Verhandlungen geführt werden. Somit werden Optimierungspotenziale vernachlässigt. Entsprechende nachteilige Folgen für das Unternehmen äußern sich in Form von einem Effizienz- und Rentabilitätsverlust.  Aus diesem Grund ist es erforderlich, dem Thema Sach- und Gemeinkosten im Rahmen von Einkaufsaktivitäten mehr Aufmerksamkeit zu schenken.   

Wie findet man heraus, wie viel Geld man im indirekten Einkauf einsparen kann? Stichwort „Kloepfel Potenzialanalyse“. Wie wird diese umgesetzt?

Um festzustellen, welche monetären Einsparmöglichkeiten im indirekten Einkauf vorhanden sind, wird in der Regel von uns eine Potenzialanalyse durchgeführt. Dabei werden Kreditorendaten sowie Bestelldaten, die einen Bezug zu Sach- und Gemeinkosten aufweisen, gesammelt, aufbereitet und analysiert. Wir erleben es oft, dass die angefragten Daten in den Unternehmen zwar vorliegen, allerdings unstrukturiert und ohne eindeutige Zuordnung hinsichtlich der verschiedenen Warengruppen.

Im Rahmen der Datenaufbereitung erfolgt daher eine erste Warengruppenzuordnung. Auf dieser Basis wird mittels des Vergleichs von Branchenstandards, Benchmarks sowie durch die Expertise der Kloepfel-Berater das vorhandene Einsparungspotenzial ermittelt. Die gewonnenen Erkenntnisse ermöglichen somit Unternehmen, Optimierungspotenziale im indirekten Einkauf zu identifizieren und konkrete Maßnahmen zur Optimierung ihrer Einkaufskosten zu ergreifen.

Welche Vorteile ergeben sich bei den Gemeinkosten, wenn man Maverick Buying reduziert? Und wie gelingt dies bzw. wann macht das Sinn?

Maverick Buying bedeutet, dass die Fachabteilung eigenständig Einkaufstätigkeiten ausführt und dabei nicht effizient mit dem zentralen Einkauf zusammenarbeitet. Wenn es gelingt, dass der zentrale Einkauf Themen aus dem Bereich der Sach- und Gemeinkosten übernimmt, sind positive Effekte erzielbar.

Es können etwa die Bedarfe gebündelt und mittels Einkaufsexpertise optimiert beschafft werden. Die Bündelung sowie die einkäuferische Betrachtung kann beispielsweise zum einen zu einer Reduktion des Kreditorenumfangs oder des Produktkatalogs führen sowie zum anderen optimierte Preise und attraktivere Zahlenkonditionen hervorbringen.  

Erfahrungsgemäß ist bei einer Einschränkung des Maverick Buying ein umfassender Prozesseffekt erreichbar. Die Bündelung der Bedarfe und somit auch der Lieferanten führt zu einer Komplexitätsreduktion auf der Ebene der Warengruppen- und Lieferantensteuerung. Des Weiteren können sowohl ein einheitliches Bedarfskonzept aufgesetzt also auch strategische Unternehmensentscheidungen für die jeweiligen Warengruppen effizienter gesteuert werden. Hinzu kommt die Möglichkeit eines engen Warengruppen-Controllings. 

Wie wichtig sind regelmäßige Ausschreibungen im Einkauf und wie oft sollten sie durchgeführt werden?

Regelmäßige Ausschreibungen im Einkauf sind wichtig. Dies betrifft auch die Sach- und Gemeinkosten. Dabei ist zu beachten, dass je nach Vereinbarung und Vertragsgestaltung die Häufigkeit sowie Tiefe der Ausschreibung variieren kann. Daher sollten die nachfolgenden Punkte mit in die Überlegungen einbezogen werden.

Bei Verträgen und Vereinbarungen mit einer einjährigen Laufzeit ist es sinnvoll, diese jährlich zu prüfen und je nach Notwendigkeit neu zu verhandeln.

Bei Verträgen mit marktüblichen längeren Laufzeiten, wie beispielsweise Mobilfunkverträgen, sollten Ausschreibungen spätestens vor Ablauf der Vertragslaufzeit durchgeführt werden. Dies ist erforderlich, um neue Verträge mit verbesserten Rahmenbedingungen und -konditionen auszuhandeln.

Auch kann es vorkommen, dass in einigen Fällen keine festen Verträge existieren. In einem solchen Fall besteht der erste Schritt darin, entsprechend Lieferanten zu kontaktieren und Rahmenverträge auszuhandeln und abzuschließen. Anschließend sollten diese regelmäßig überprüft und entsprechend der oben genannten Vorgehensweise neu verhandelt werden.

Die Vernachlässigung regelmäßiger Ausschreibungen im Bereich der Sach- und Gemeinkosten führt dazu, dass Unternehmen Potenziale zur Kosteneinsparung nicht voll ausschöpfen. Aus diesem Grund ist es erforderlich, Verträge und Vereinbarungen aktiv zu verwalten und entsprechende Maßnahmen frühzeitig zu ergreifen.

Wie können Unternehmen nachteilige Vertragsverlängerungen verhindern?

Zur Verhinderung von nachteiligen Vertragsverlängerungen, ist es erforderlich, Kündigungs- und Verhandlungsfristen im Blick zu behalten. Dies kann beispielsweise durch ein Vertragsmanagement-Tool erreicht werden. Ein solches Tool verwaltet sämtliche Vertragsdaten, wie Laufzeiten oder Kündigungsfristen und ermöglicht eine frühzeitige Erinnerung bei auslaufenden Verträgen. Dies ist insbesondere bei Sach- und Gemeinkosten relevant. Da bei diesen Warengruppen zahlreiche verschiedene Rahmenbedingungen und Vertragskonstellationen zu berücksichtigen sind, ist die Gefahr sehr hoch, etwas Wichtiges wie eine automatische Vertragsverlängerung zu übersehen.

Wie nachhaltig ist der Erfolg von Kloepfel Consulting?

Wir als Kloepfel Consulting legen großen Wert auf eine enge Zusammenarbeit mit unseren Kunden und eine umsetzungsorientierte Lösung. Dies bedeutet, dass wir innerhalb des Projektes gemeinsame Lösungen und Zielbilder erarbeiten, die im Anschluss in die Praxis umgesetzt werden. Dabei ist es wichtig, dass der Kunde immer ein Teil des gesamten Optimierungsprozesses ist und beispielsweise bei der Erstellung von relevanten Unterlagen einbezogen wird oder Lieferantenverhandlungen gemeinsam geführt werden. Die erarbeiteten und umgesetzten Maßnahmen behalten auch nach Projektabschluss ihre Gültigkeit sowie Relevanz und stehen unseren Kunden daher auch weiterhin zur Verfügung. Aus diesem Grund bleibt der Erfolg bzw. positive Effekt, der im Projektrahmen erzielt werden konnte, auch nach Abschluss in einer nachhaltigen Form bestehen.

Anknüpfend ist noch festzuhalten, dass Kloepfel Consulting zu 100 Prozent auf Erfolgsbasis arbeitet. Aufgrund dieser Tatsache ist das Interesse an einer erfolgreichen und langfristigen Lösung hoch.

Was bedeutet bei Kloepfel Consulting „Kollegen und Coaches auf Zeit“? Wie profitieren Unternehmen von diesem Prinzip?

Es wird immer wieder deutlich, dass viele Einkäufer teilweise die Optimierungspotenziale bei den Sach- und Gemeinkosten kennen – diesbezüglich zumindest ein gewisses Grundgefühl haben. Jedoch fehlen ihnen im Alltagsgeschäft häufig die Ressourcen (z.B. Zeit und Mitarbeiter), um identifizierte Potenziale zu heben. Dieses Ressourcendefizit kann durch uns mittels „Kollegen und Coaches auf Zeit“ aufgefangen werden, da die Berater von Kloepfel direkt im Einkauf eingebunden werden können.

Bei Kloepfel Consulting bedeutet „Kollegen und Coaches auf Zeit“, dass innerhalb eines Projekts eine enge Zusammenarbeit mit den Einkäufern sowie weiteren Projektmitarbeitern des jeweiligen Unternehmens erfolgt. So wird beispielsweise das Vorgehen bei anstehenden Ausschreibungen intensiv besprochen und es werden im aktiven Austausch Anfragen erstellt sowie erforderliche Informationen eingeholt. Die kollegiale Zusammenarbeit und der Austausch auf Augenhöhe sind dabei nur zwei Aspekte der forcierten Arbeitsprinzipien. 

Die Kloepfel-Berater begleiten die Mitarbeiter des Unternehmens im Verlauf des gesamten Projektes und, falls gewünscht, auch darüber hinaus. So profitiert der Beratungskunde von einem Know-how-Transfer, der während gemeinsamer Gespräche, Lösungsentwicklung und -umsetzung entsteht. Die enge Betreuung und der Wissenstransfer bieten die Möglichkeit, kontinuierlich Prozessverbesserungen vorzunehmen und so Optimierungspotenziale nachhaltig zu realisieren.

Sie möchten Ihre indirekten Einkaufskosten reduzieren und ungenutzte Potenziale heben? Kontaktieren Sie uns jetzt und starten Sie den Weg zu nachhaltigen Kosteneinsparungen.

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Kloepfel Group
Christopher Willson
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com