Prozesskosten in der Beschaffung

So lange dauert die Bestellabwicklung bei uns im Haus – nicht wirklich, oder doch?

In unserer Beratungspraxis stellen wir immer wieder fest, dass in den Unternehmen nicht transparent ist, wie der Bestellprozess gelebt wird und welche Fachbereiche an diesem beteiligt sind. Oft herrscht nur das Gefühl vor – es dauert zu lange.

Dabei ist es gerade in der heutigen Zeit dringend notwendig, sich mit den Mitarbeitenden und den Prozessen auseinanderzusetzen, um im Wettbewerb erfolgreich bestehen zu können. Dazu einige Gedanken.

In aktuellen Umfragen unter Unternehmern werden meist zwei Herausforderungen genannt – der Kostendruck durch die Wettbewerbssituation auf den Märkten und der Mangel an Arbeitskräften. Vor diesem Hintergrund lohnt es sich, darauf zu achten, welche Tätigkeiten wertschöpfend für den Kunden und gleichzeitig sinnvoll und notwendig für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind.

Aufgrund des in den nächsten Jahren immer stärker werdenden Arbeitskräftemangels werden die Unternehmen gezwungen sein, sich so aufzustellen, dass weniger Mitarbeitende in den Fachbereichen mehr leisten können, ohne auszubrennen. Dies gilt natürlich auch für alle Abteilungen, die am Beschaffungsprozess beteiligt sind.

Betrachtet man einen generischen Beschaffungsprozess, so wird schnell klar, dass hier wahrscheinlich nicht nur der Einkauf involviert ist.

Abbildung 1 – Generischer Bestellprozess

In unserer Betrachtung beginnt der Prozess damit, dass ein Fachbereich bereits eine konkrete Vorstellung davon hat, was beschafft werden soll und endet mit der Bezahlung der Rechnung.

Wir können diesen Prozess nun grob in 3 Phasen unterteilen

Bestellphase
Bedarf prüfen, Konditionen klären, Bestellung erstellen

Operative Phase
Pflege der Auftragsbestätigungen, Terminverfolgung, Wareneingang buchen

Rechnungsbearbeitung

Die folgenden Angaben basieren auf Erhebungen, die wir in jüngster Zeit bei verschiedenen Unternehmen der Metallindustrie in der DACH-Region zu Bestellungen im Instandhaltungsbereich durchführen durften. Dabei werden keine Kataloglösungen und keine elektronischen Anbindungen zu Lieferanten verwendet.

Abbildung 2 gibt einen Überblick über die benötigte Zeit für die komplette Auftragsabwicklung. Die Spanne reicht je nach Reifegrad des Unternehmens von 18 bis 104 Minuten pro Bestellung.

Abbildung 2 – Zeitbedarf pro Bestellung

Bestellphase

Aus den Einkaufsabteilungen hören wir immer wieder, dass die Informationen aus den Fachabteilungen unvollständig sind und weitere Abklärungen für eine Anfrage notwendig sind.

Die Anfrage selbst erfolgt in unterschiedlicher Qualität und Standardisierung.

Die Bestellung wird recht gut erstellt und übermittelt – aber auch hier sehen wir oft Verbesserungspotential.

Abbildung 3 zeigt den Zeitaufwand für die einzelnen Prozessschritte der Bestellphase pro Unternehmen.

Abbildung 3 – Bestellphase

Operative Tätigkeiten

Bei der Bearbeitung von Auftragsbestätigungen und der Überwachung von Terminen gehen die Unternehmen unterschiedlich vor. In einigen übernimmt z.B. der Bedarfsträger die Überwachung, da er am besten weiß, welche Produkte am wichtigsten oder dringendsten benötigt werden. Andere überlassen diese Aufgabe dem Einkauf.

Bei der Wareneingangsbearbeitung gibt es deutliche Unterschiede zwischen den Unternehmen. Grob lässt sich sagen: Je weiter die Digitalisierung im Unternehmen fortgeschritten ist, desto kürzer ist die Bearbeitungszeit – siehe Abbildung 4.

Abbildung 4 – Operative Tätigkeiten

Rechnungsbearbeitung

Wie Abbildung 5 zeigt, liegt die Bearbeitungszeit pro Rechnungsbeleg zwischen 1 und 13 Minuten – im Durchschnitt bei 4 Minuten. Werden keine digitalen Lösungen eingesetzt, liegt der Aufwand bei mehr als 10 Minuten pro Beleg.

Bei den bisherigen Betrachtungen stand der Zeitaufwand für die einzelnen Phasen des Bestellprozesses im Vordergrund.

Wenn wir mit Kunden in Projekten arbeiten, dann schauen wir uns auch die Wertverteilung der Bestellungen an – Abbildung 5.

Abbildung 5 Verteilung der Bestellwerte

Bestellungen mit einem geringen Bestellwert machen sehr häufig 30 – 50 % aller Bestellungen eines Jahres aus. Der damit verbundene Arbeitsaufwand in der gesamten Organisation kann das Personal belasten und von wichtigen Tätigkeiten abhalten.

Boostern Sie Ihre Prozesse ins 21. Jahrhundert

Bisher haben wir einen Überblick über den Zeitaufwand für die einzelnen Prozessphasen in Unternehmen erhalten.

Vielleicht stellen Sie sich die Frage, warum hier mit Zeit und nicht mit Kosten gearbeitet wurde. Unserer Meinung nach ist der Zeitaufwand für eine Tätigkeit immer eindeutig. Die Erfahrung hat gezeigt, dass es für Unternehmen nicht einfach ist, Kostensätze für Tätigkeiten über alle Bereiche hinweg zu ermitteln.

Die Herausforderung besteht darin, herauszufinden, welche Tätigkeiten für den Erfolg Ihres Unternehmens sinnvoll und notwendig sind. Gibt es Tätigkeiten, die einzelne Abteilungen parallel ausführen, ohne zu wissen, dass die andere Abteilung diese auch macht? Wie gut sind Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Prozessen und Systemen geschult?

Wissen Sie, wie lange die einzelnen Schritte in Ihrem Unternehmen dauern?

In einer Vielzahl von Optimierungsprojekten haben wir festgestellt, dass der Blick von außen sehr hilfreich ist, um blinde Flecken zu erkennen. Gemeinsam können dann Maßnahmen eingeleitet und Fortschritte verfolgt werden, die zu messbaren Optimierungen führen.

Kloepfel Consulting bietet Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit in der Supply Chain. Mit der Erfahrung aus hunderten Projekten sind wir der Wegweiser zur Optimierung und Stärkung Ihrer Aktivitäten.

Autoren

Klaus Brunner, Senior Manager & Thomas Wandler, Geschäftsführung Kloepfel AT

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