Der Kloepfel-Knigge für Lieferantenaudits in China

„Drum prüfe, wer sich ewig bindet“: Damit Sie einen starken chinesischen Partner finden, geben wir Ihnen zehn Tipps zur Auditierung vor Ort mit auf den Weg.

Mehr als die Hälfte der deutschen Unternehmen kauft in China ein. Um die Qualitätssicherung von Produktionsprozessen beim Lieferanten mit Überzeugung zu leben, schicken deutsche Unternehmen eigene Mitarbeiter sowie beauftragte Externe nach China, um die anvisierten potentiellen Lieferanten unter die Lupe zu nehmen. Aber eine solche Auditierung kann rasch kostspielig und ineffizient werden. Statt einer exotischen und spannenden Dienstreise sind die Mitarbeiter nach der Reise oft gestresst und verärgert. Die Frage ist also: Wie kann die Auditierung effizienter gestaltet werden?

1. Mehr Puffer in der Planung

Eine detaillierte stündliche Planung ist unabdingbar. Jeder Flug sollte vorher gebucht werden und jede Fahrt kann man durch Google Maps gut vorkalkulieren. Die Flughäfen in China sind meistens eine Nummer größer als man gewöhnt ist und die Verspätung der Abflugzeiten ist keine Ausnahme bei so einer Größenordnung. Aufgrund des schlechten Berufsverkehrs und der Geschwindigkeitsbegrenzung auf der chinesischen Autobahn dürfen Sie maximal mit 80 km/h fahren, in der Stadt sind es 40km/h. Das Meeting fängt im Normalfall zehn Minuten später an und endet im Regelfall auch schneller, als man zunächst vereinbart hat. Planen Sie etwa 20 Prozent Pufferzeit ein, da Ihre chinesischen Freunde meist weniger Zeit einplanen. Für das Mittagsessen sollte man mit ein bis eineinhalb Stunden rechnen, während das Abendessen mindestens drei Stunden dauert. Schicken Sie Ihre Planung vorher an Ihren Geschäftspartner, lassen Sie ihn an der Planung teilhaben, um einschätzen zu können, ob Ihre Planung in China auch realisierbar ist. Gehen Sie davon aus, dass ein chinesischer Lieferant Sie immer zum Essen einladen wird, das sollten Sie auch nicht ablehnen.

2. Der Weg zum Audit

Mehr als 200 Mrd. Yuan wurden in den letzten Jahren in das Projekt des chinesischen Schnellbahnsystems investiert. Im Gebiet des Perlfluss-Delta um Hongkong, das Jangtse-Delta um Shanghai und die Region um Peking erstreckt sich das Netzwerk des Schnellzugs an jeder Ecke. Die Tickets kann man auf www.12306.cn online buchen. Leider müssen Sie zur Ticketbuchung Ihre Geschäftspartner um Hilfe bitten, da die Webseite chinesisch ist. Die Zugtickets können Sie am internationalen Flughafen Peking und Shanghai bei der Agentur der chinesischen Bahn selber abholen. Dazu müssen die Buchungsnummer und Ihr Personalausweis vorgelegt werden. Sie können alle Tickets für Ihre Aufenthalte in China bei der Anreise auf einmal ausdrucken lassen. Das Zugfahren hilft sehr gut, Ihre Zeitpläne vor Ort einzuhalten, da dies am schnellsten und sichersten ist.

3. Geschenk an weniger wichtige Mitarbeiter des Lieferanten

Kleinere Geschenke freuen jeden chinesischen Geschäftspartner. Denken Sie aber auch an weniger wichtige Mitarbeiter wie z.B. die aus dem Vertrieb, der Assistenz der Geschäftsführung oder der Qualitätssicherung. Mit einem Geschenk zeigen Sie Respekt vor diesen Mitarbeitern und diese werden im Rahmen der Auditierung eher proaktiv für Sie arbeiten. Sie bekommen rascher eine gute Unterkunft, die Reise wird gut organisiert und die Koordination funktioniert besser. Wenn Sie sich mit diesen Menschen befreunden, helfen sie Ihnen auch organisatorische Probleme, die sie vorher nicht einkalkuliert haben, leichter und schneller zu lösen. Das Geschenk muss nicht protzig sein. Schokolade und andere Süßigkeiten aus dem Supermarkt, Zigaretten und Zigarren vom Kiosk oder Musik und Souvenirs von der Tankstelle sind gerne gesehen. Im Notfall können Sie auch Geschenke am Flughafen einkaufen. Hier gilt das chinesische Sprichwort: „Das Geschenk kann erschwinglich wie eine Gänsefeder sein, aber die Geste vermittelt tiefen Respekt“.

Sie sollten das Geschenk immer verpacken und das am besten mit rotem Papier. Die Farbe Rot ist die Farbe des Glücks in China. Bitte wundern Sie sich nicht, wenn der Beschenkte das Geschenk nicht gleich öffnet. Das stammt aus der Zeit als der Kaiser seine Untertanen mit Geld in roten Kuverts beschenkt hat. Damit niemand das Gesicht verliert, weil er vielleicht weniger bekommen hat als sein Nachbar, darf das Geschenk erst später geöffnet werden.

4. Business Etikette

Bitte ziehen Sie einen Anzug oder als Frau ein Businessdress an, selbst wenn Sie Ihr Geschäftspartner im Räuberzivil empfängt. Der Anzug erhöht die Wertschätzung und entspricht auch der Erwartungshaltung der chinesischen Geschäftspartner. Dabei sieht man Sie durchaus auch als Vorbild. Man darf nicht vergessen, dass die Auditierung nicht nur das System des chinesischen Partners kritisch hinterfragt, sondern dass dem Lieferanten auch Systemprobleme transparent gemacht werden, um gemeinsam Lösungen zu finden. Mit anderen Worten: Sie bringen, und das wird auch erwartet, Ihrem Geschäftspartner bei, wie sein System besser funktionieren kann.
Die Krawatte jedoch können Sie weglassen, da man in China damit oft overdressed ist. In China tragen eher Servicekräfte im Restaurant, an der Rezeption im Hotel oder Versicherungsmakler Anzug mit Krawatte. Eine ansprechende Präsentation über Ihre Firma zählt auch zur Business-Etikette. Die Firmengeschichte, –philosophie und –tradition sollte vorgestellt werden. Stellen Sie aber auch die positive Zukunft, Vision und Branchenerfahrung Ihrer Firma auf der Leinwand mit lebhaften Geschichten dar.

5. Mittagspausen

Ihr höflicher Gastgeber wird Ihnen möglicherweise ein Drei-Gänge-Menü und eine Flasche französischen Rotwein anbieten. Seien Sie aber mit dem Konsum von Alkohol sehr vorsichtig. Besser ist es, Sie lehnen eine solche Einladung im Vorfeld höflich ab und weisen klar darauf hin, dass das Mittagessen einfach und schnell sein sollte. Beispielsweise sind Bestellungen bei den Fastfood-Ketten sauber, zügig und sicher. Falls sich die Fabrik des Lieferanten weit im Landesinneren befindet, sind die beliebten Imbisse mit Gebratenen Nudeln und Reis auch dort zu finden. Nutzen Sie die Mittagspausen, um Ihr Gegenüber besser kennenzulernen und plaudern Sie über Privates oder Ihre Erlebnisse in China. Vermeiden Sie Gesprächsthemen rund um Politik. Außerdem sollten Sie sich auch nicht über China beschweren. Bei solchen lockeren und unverbindlichen Gesprächen haben Sie die Chance, unerwartet Information darüber zu bekommen, wie der Betrieb läuft, wie es um die Mitarbeiterzufriedenheit steht, was diese pro Kopf verdienen, wie die Mitarbeiter geschult werden, wo Ihr Gegenüber selber wichtige Lieferanten hat, wie der Geschäftsführer tickt und Ähnliches.

6. Abendessen mit der Geschäftsleitung

Geschäfte in China funktionieren am besten auf Basis einer guten menschlichen Beziehung, dann darf man sich auch auf ein harmonisches Abendessen freuen. Einladungen zum Abendessen mit der Geschäftsführung sind ein sehr positives Zeichen dafür, dass der Lieferant an einer zukünftigen Kooperation wirklich interessiert ist. Zudem lernen Sie die Geschäftsführer persönlich und ihre Philosophie besser kennen. Legen sie Wert auf Qualität? Möchten sie weitere Investitionen zur Erhöhung der Produktivität und des Qualitätsniveaus tätigen? Wie sehen sie die künftige Kooperation mit Ihrer Firma usw.? Nachdem Sie ein paar Mal mit den Geschäftsführern angestoßen haben, wird das Gespräch sowohl über das Geschäft als auch privat intensiviert. Nutzen Sie diese Momente, um offene Punkte anzusprechen und ehrliche Forderungen zu kommunizieren. Zur Wahrung Ihres Gesichts wird der Lieferant mit hoher Wahrscheinlichkeit Ihrer Meinung zustimmen und Ihnen entgegenkommen.

7. Videokamera mitbringen

Gute Videoaufnahmen der Werkführung sind der beste Rohstoff für den Auditbericht und geben auch wichtige Hinweise für die anschließende Kostenkalkulation. Das potenzielle Qualitätsdefizit des Werks kann durch die Analyse der Videoaufnahmen transparent gemacht werden. Anhand der Analyse kann man auch eine FMEA-Analyse (Failure Mode and Effects Analysis /„Fehlermöglichkeits- und Einfluss-Analyse“ oder kurz „Auswirkungsanalyse“) erstellen und Vorbeugungsmaßnahmen konzeptionieren. Die meisten Geschäftspartner werden solche Videoaufnahmen nicht verbieten. Falls keine Aufnahmen gewünscht sind, können Sie mit der Unterzeichnung der Geheimhaltungsvereinbarung (ohne Strafklausel) oder dem Hinweis auf die Auditierungsvorschriften Ihrer Firma argumentieren. Im besten Fall nehmen Sie jeden Arbeitsschritt der Produktion auf. Dokumentieren Sie so den gesamten Produktionsprozess sowie die Schnittstellen (z.B. intrabetriebliche Transports- und Qualitätssicherungs-Inspektion, Materialvorbereitung usw.).

8. Auditierung bei den Sub-Lieferanten

Auch dann, wenn der Lieferant einen guten Eindruck macht, sollten Sie unbedingt versuchen seine Haupt- und Unterlieferanten zu prüfen. Viele chinesische Konzerne kaufen bei kleineren, ihnen bekannten Lieferanten ein. Es gibt kaum ein Unternehmen in China, das über ein lebendiges Lieferantentwicklungssystem verfügt. Das Qualitätsdefizit könnte aber bei seinem Sub-Lieferanten vorprogrammiert sein. Die meisten chinesischen Hersteller beziehen ihre Waren von Sub-Lieferanten in der Nähe. Der Besuch dieser Sub-Lieferanten muss spontan sein, sonst wird immer ein Schein-Sub-Lieferant vorgestellt. Lassen Sie sich erklären, wo die Hauptlieferanten sitzen. Nutzen Sie dann die eingeplante Pufferzeit für einen Überraschungsbesuch. Bestehen Sie auch bei Gegendruck auf Ihren Wunsch und verweisen Sie auf die Auditierungsvorschriften Ihrer Geschäftsführung. Lassen Sie sich von einem möglichen ersten negativen Eindruck eines Unterlieferanten aber nicht abschrecken, konzentrieren Sie sich vielmehr mehr darauf, ob das Fertigungsverfahren Ihre Qualitätsforderungen einhält.

9. Lebendige Prozesse (besser Qualitätskontrolle)

Prüfen Sie statt der QS-Unterlagen jeden Arbeitsschritt. Die QS-Unterlagen können möglicherweise vor Ihrer Anreise aufgefrischt worden sein, aber den Produktionsprozess und die Gewohnheiten der Mitarbeiter kann man nicht von heute auf morgen verändern. Dabei sind folgende Punkte zu beachten: Wie soll die QS organisiert werden? Per In-Process Quality Control (IPQC = Zufällige Prüfung eines jedes Arbeitsschrittes im Werk durch das werkseigene Qualitätssicherungsteam) oder per Werksselbstprüfung? (Im Rahmen der Werksselbstprüfung kontrolliert der Mitarbeiter die von ihm produzierten Teile selber auf Fehler und erteilt gemäß der vorliegenden Arbeits- und Prüfanweisungen die Freigabe für den Beginn des nächsten Arbeitsschritts.) Sollen die Prüfungsergebnisse in einem Standarddokument eingetragen werden? Wie sollen die Prüfungsergebnisse bewertet werden? Wo sollten die Ergebnisse gespeichert werden? Gibt es eine Endprüfung bei jedem Arbeitsschritt? Wie kann man sicherstellen, dass die Teile richtig produziert und geprüft werden usw. Die Statistical Process Control (SPC=Statistische Prozessregelung) wird in China nicht richtig eingesetzt, stattdessen nutzt man gern die Werksselbstprüfung zur Sicherstellung der Produktionsqualität. Falls die SPC in der Praxis doch eingesetzt wird, sollten Sie auch genau überprüfen, wie diese umgesetzt wird. Die Rückverfolgbarkeit bei einer chinesischen Fabrik ist kaum möglich. Konzipieren Sie daher gemeinsam mit dem Lieferanten das System komplett neu. Auch wenn ein Rückverfolgungssystem existiert, muss dies leider nicht heißen, dass es logisch aufgebaut ist und funktioniert.

10. Abschied

Beim Abschied sollte man sich für die warme und herzliche Begegnung bedanken. Loben Sie die Auditierung. Lassen Sie sich nicht von Ihrem Geschäftspartner zum nächsten Ziel oder Flughafen bringen, weil der Chauffeur Ihre Diskussion und Kommentare zum Betrieb mitbekommen könnte und so letztlich Ihr Audit ausspioniert. Vermeiden Sie im Fahrzeug des Lieferanten, mit seinem „Chauffeur“, generell zu offene Gespräche über das Geschäft. Sie müssen davon ausgehen das der Fahrer Sie verstehen kann, auch wenn er nicht den Eindruck hinterlässt.

Lieferantenaudits in China unterscheiden sich im Grunde nicht so sehr von Lieferantenaudits in anderen Ländern. Die allgemeinen Prinzipien und Prozesse sollten unter Beachtung genannter Tipps auch in China gut funktionieren.

Autoren: Thomas Wandler & Alexander Hornikel

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