Drei bewährte Instrumente, um Ihre Bestandskosten zu senken

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen aufzeigen, wie Sie Bestandskosten senken und damit gebundenes Kapital freisetzen. Der Blick alleine auf die Kosten der Bestände Ihres Lagers reicht dabei aber nicht aus, da eine unzureichende Versorgung des Unternehmens mit Waren und Rohstoffen die Produktion oder den Handel gefährdet. Die nachfolgenden Instrumente erscheinen zwar einfach, werden aber nicht konsequent genug umgesetzt. Teilweise aus ganz profanen Gründen wie einer mangelnden Transparenz der Einkaufsdaten und Lagerbestände. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel einige Optionen auf, wie Sie und Ihr Lieferant von der richtigen Lagerstrategie profitieren.

1. Wiederbeschaffungszeiten und Bestandskosten durch Rahmen-verträge senken

Mit einem Rahmenvertrag werden nicht nur Kosten gesenkt und die Versorgung mit Waren sichergestellt. Ein weiterer wichtiger Effekt: Der Lieferant gewinnt an Planungssicherheit, sodass er beispielsweise Rohstoffe bei seinen Vorlieferanten deutlich vorausschauender disponieren kann. Zudem kann er vorproduzieren und seine Produktionskapazitäten besser planen und auslasten, da er sich Ihrer Abnahmeverpflichtung gewiss sein kann. So werden beispielsweise Rüstzeiten und die dadurch entstehenden Kosten deutlich reduziert. Ihr Vorteil wiederum liegt darin, dass Ihre Wiederbeschaffungszeiten, also der Zeitraum von der Bestellung bis zur Verfügbarkeit der Waren, deutlich gekürzt werden. Zum einen können Sie die Lagerbestände der für die Produktion oder den Handel benötigten Artikel senken, wodurch Sie Bestandskosten sparen und weniger Kapital binden. Zum anderen riskieren Sie durch die im Rahmenvertrag glasklar vereinbarten Wiederbeschaffungszeiten keine Produktionsstillstände.

Doch es geht noch einen Schritt weiter, um Ihre Bestandskosten deutlich zu senken. Dazu übertragen Sie die Lagerung der von Ihnen benötigten Artikel auf den Lieferanten. Der Rahmenvertrag ist dafür die Voraussetzung.

2. Vendor Managed Inventory (VMI) – Wenn der Lieferant Ihr Lager bewirtschaftet

Beim VMI übernimmt der Lieferant die Verantwortung für die Bestände seiner Artikel beim Kunden. Ziel des VMI ist eine hohe Verfügbarkeit der benötigten Artikel bei einem möglichst geringen Lagerbestand. Auf diese Weise senken Sie Bestandskosten und setzen Kapital frei. Die dispositiven Aufgaben werden auf Ihrer Seite reduziert und zum Lieferanten verlagert.

Das VMI eignet sich in erster Linie für Lagerbestände mit vorhersehbarem und relativ hohem Verbrauch, aber auch bei Artikeln, deren Verfügbarkeit und termingerechte Lieferung bei der üblichen Beschaffung nicht ohne weiteres sichergestellt wäre.

Beim VMI ist es wichtig, mit dem Lieferanten eine Minimum-/Maximum-Regelung der Lagerbestände vertraglich zu vereinbaren. Durch die Maximum-Regelung werden Artikel nicht unnötig lange gelagert und durch die Minimum-Regelung sichern Sie sich einen Puffer.

Damit das VMI funktioniert, müssen Sie den Lieferanten laufend über Ihre Lager- und Verbrauchssituation informieren. Er benötigt also Ihre Bedarfsdaten wie Bedarfsmenge, Artikelnummer und Lieferdatum sowie Angaben über die Lagerbestände und die Auftrags- oder Rahmennummern. Dazu muss vorab ein kundenspezifisches Programm erstellt werden, welches diese Daten voll-automatisch ausliest. Zum anderen ist die Voraussetzung für ein erfolgreiches VMI Ihre eigene Datenzuverlässigkeit und Datenverfügbarkeit. Ist diese nicht gegeben, kann das VMI-Prinzip nicht funktionieren.

Mit dem VMI stehen dem Lieferanten tagesaktuelle detaillierte Informationen über die Teilebewegungen und den Bestand zur Verfügung. Der Lieferant sieht sofort Ihren aktuellen Lagerbestand und Ihre Bedarfe, um festzustellen, wann er welche Bestände auffüllen muss. Dadurch wird der Lieferant stärker in Ihren Produktionsprozess einbezogen, versteht diesen und damit auch Ihre Bedürfnisse besser. Dies bringt ihm deutliche Kostenvorteile, mit denen Sie ihn vom VMI-Prinzip überzeugen können:

• Da er Ihre Bedarfe kennt und vorhersieht, kann er seine Produktion effektiver auslasten. So kann er höhere Produktionslosgrößen „fahren“, wodurch seine Stückkosten sinken, da die Rüstkosten sich auf eine größere Produktionsmenge verteilen.
• Er kann seine Produktion besser planen und so eben auch seine Lagerbestände optimieren.
• Er kann seine Logistikprozesse optimieren. Durch Anpassung der Losgröße können Transport- und Abwicklungskosten sowie Kapitalbindung reduziert werden.
• Ein weiterer wichtiger Vorteil für Ihren Lieferanten: Er kann flexibler auf Ihre Bedarfsschwankungen reagieren. Unbeliebte Ad-hoc-Aktionen fallen weg. Er muss nicht plötzlich über Nacht produzieren oder Aufträge zurückstellen, weil Ihre Bedarfe plötzlich sprunghaft angestiegen sind. Es entstehen also keine Zusatzkosten für Extra-Aufträge, die er meist nicht berechnen kann.

3. Das Konsignationslager – Bezahlen sie erst, wenn Sie die Artikel wirklich benötigen

Beim Konsignationslager handelt es sich um eine Erweiterung des VMI. Für Artikel, bei denen Sie Ihre Bedarfe nicht ohne weiteres vorhersehen können, ohne die aber Ihre Produktion oder Ihr Handel stillstehen würden, sollten Sie das Konsignationslager nutzen. Dieses befindet sich ebenfalls in Ihrer unmittelbaren Nähe oder in Ihrem Unternehmen. Auch hier bewirtschaftet Ihr Lieferant die Bestände. Der wichtigste Unterschied: Die Bestände bleiben so lange im Besitz des Lieferanten, bis Sie diese entnehmen. Sie bezahlen also erst für die Artikel, wenn Sie diese benötigen und aus dem Lager nehmen. Der große Vorteil: Sie binden nicht unnötig Kapital, was sich sehr positiv auf Ihre Bilanz auswirkt.

Dennoch hat ein Konsignationslager für Lieferanten einen großen Nachteil: Es bindet Kapital, da er den Bestand vorfinanzieren muss. Banken sind hier oft nicht bereit die Finanzierung der Warenbestände von Konsignationslagern ohne zusätzliche Absicherung gegen Brand oder Diebstahl zu übernehmen.

Auf der anderen Seite wird die Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und dem Lieferanten deutlich gestärkt. Wie beim VMI kann der Lieferant längerfristig planen, seine Losgrößen wie auch Lager- und Logistikkosten optimieren.

Fazit:
Die beiden zuletzt genannten Strategien führen zu einer größeren Abhängigkeit von Ihren Lieferanten. Umso wichtiger ist es, mit dem Lieferanten eine Ausstiegsklausel zu vereinbaren. Zudem muss von Anfang an das optimale Datenübertragungssystem eingesetzt werden. Des Weiteren sollten Sie, bevor Sie die eine oder eine Kombination beider Strategien umsetzen, Ihre Artikel- und Variantenvielfalt auf den Prüfstand stellen und reduzieren. Außerdem ist eine Altersstrukturanalyse der Bestände Ihres Lagers insbesondere beim Handel notwendig. Etwa, wenn es um Modeartikel geht, die in einem halben Jahr nicht mehr nachgefragt werden. Zudem macht das VMI-Prinzip wie auch das Konsignationslager nur bei einer Single-Source-Situation der entsprechenden Artikel sowie der Datenverfügbarkeit und –transparenz Ihres Einkaufs und Lagers Sinn. Berücksichtigt man diese Punkte von Anfang an, bietet eine Lageroptimierung entsprechend Ihrer und der Situation des Lieferanten letztlich große (Wettbewerbs-)Vorteile für beide Seiten.

Es sei an dieser Stelle noch angemerkt, dass es neben den in diesem Artikel beschriebenen Lagerstrategien weitere Möglichkeiten gibt, beispielsweise die Verkürzung der Rüstzeiten, um Bestands- und Logistikkosten zu optimieren.