11 Expertentipps für erfolgreiche Verhandlungen

Von der Vorbereitung bis zum Abschluss: Ein kompakter Leitfaden für durchdachte Verhandlungsstrategien

Autor: Thomas Wandler, Geschäftsführer bei Kloepfel Consulting Österreich

In der Welt des Geschäfts und Einkaufs ist die Fähigkeit zu verhandeln von großer Bedeutung. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel elf Verhandlungstipps vor, die Sie bestens auf Herausforderungen in Verhandlungen vorbereiten:

1. Tipp: Nach Win-win-Situationen streben

In Verhandlungen ist es entscheidend, nicht nur den Fokus auf den Preis zu legen, sondern auch eine Win-win-Situation anzustreben. Das bedeutet, dass neben finanziellen Aspekten beispielsweise auch die Servicequalität und eine gute Zusammenarbeit mit dem Lieferanten berücksichtigt werden sollten. Der Gedanke hinter “Win-win” liegt darin, dass beide Parteien von der Vereinbarung profitieren und langfristige Beziehungen aufbauen können. Idealerweise sollte in einer Lieferantenbeziehung eine offene Kommunikation herrschen, um auch zeitnah auf Marktveränderungen wie steigende Preise oder Störungen von Lieferketten reagieren zu können. Es ist wichtig, dem Lieferanten klarzumachen, dass man mit Leistung, Menge und Qualität zufrieden ist, aber nicht bereit ist, mehr als die marktüblichen Konditionen zu zahlen. Der Einkäufer hat die Möglichkeit, zu vernünftigen Konditionen einzukaufen, und der Lieferant kann eine langfristige Kundenbindung aufbauen.

2. Tipp: Verhandlungsdrehbuch erstellen

Wenn es um erfolgreiche Verhandlungen geht, ist das Anwenden des Harvard-Prinzips eine effektive Strategie. Zentral dabei ist das Verständnis für die Interessen des Verhandlungspartners. Der Fokus sollte nicht allein auf dem besten Preis liegen, sondern auch auf dem Aufbau langfristiger Beziehungen und möglicher gemeinsamer Entwicklungen. Das Harvard-Konzept betont das faktenbasierte Verhandeln und rät dazu, von der emotionalen Ebene wegzukommen. Eine menschliche, ehrliche Kommunikation ist dabei jedoch genauso wichtig wie das konsequente Beharren auf den Sachverhalten. Vorbereitung spielt eine entscheidende Rolle, und hier kommt das Verhandlungsdrehbuch ins Spiel. Dabei versucht man, im Vorfeld die Interessen des Gegenübers zu erfassen und die Verhandlung entsprechend vorzubereiten. Es beinhaltet nicht nur die Argumentation, sondern auch das Timing von bestimmten Punkten oder geplanten Pausen.

3. Tipp: Lieferanten auf den gleichen Wissensstand bringen

Lieferantenveranstaltungen (z. B. eine Supplier Convention oder ein Lieferantentag) dienen nicht nur der Produktpräsentation, sondern auch dazu, alle Lieferanten auf den gleichen Wissensstand zu bringen. Dies geschieht durch das Überprüfen von Spezifikationen und simultanes Studieren von Unterlagen, um eine solide Grundlage für den Vergleich der präsentierten Produkte zu schaffen.

4. Tipp: Standardisierung eigener Spezifikationen

Es werden durch den Einkauf und die Technik oft alle zu beschaffenden Vormaterialien mit Herstellernamen, Artikelbezeichnungen und noch vielen weiteren Merkmalen eingegrenzt. Somit gibt es kaum oder keine Ausweichmöglichkeiten und der Einkauf beraubt sich seiner Wettbewerbsfähigkeit. Daher kann bei Ausschreibungen die Standardisierung eigener Spezifikationen ratsam sein, um sicherzustellen, dass auch alternative Lieferanten teilnehmen können und Monopolsituationen vermieden werden. Dies fördert nicht nur einen fairen Wettbewerb unter den Lieferanten, sondern ermöglicht auch wettbewerbsfähige Preise und die angemessene Berücksichtigung technischer Änderungen am Markt. Vor zwanzig Jahren hatten wir deutlich mehr Flexibilität in der Versorgungskette als heute. Damit will ich nicht der alten Zeit huldigen, denn der Einkauf hat sich massiv weiterentwickelt und deutlich an Bedeutung gewonnen. Aber die Techniker haben seinerzeit mit ihren Lieferanten mehr über Funktionalitäten als über spezifische Produkte gesprochen. Und genau hierin liegt die Lösung für Lieferengpässe, Preisexplosionen und wettbewerbsfähige Lieferketten.

5. Tipp: Verhandlungstraining durchführen

Bei Kloepfel Consulting erfolgt die Vorbereitung gemeinsam mit dem Kunden, wobei wir wertvolle Tipps geben, beispielsweise die Einbeziehung eines Entscheidungsträgers auf Seiten des Lieferanten wie eines Verkaufsleiters oder Geschäftsführers. Oft simulieren wir zwei Tage vorher Verhandlungen, damit der Kunde sein gelerntes Wissen in der Praxis anwenden kann. Diese praxisnahe Vorbereitung stärkt nicht nur das Selbstvertrauen des Teams, sondern trägt auch wesentlich zu erfolgreichen Verhandlungsergebnissen bei. Die Präsenz eines Beraters eröffnet zudem die Möglichkeit, neue Strategien zu erforschen. Grundsätzlich sind strukturierte Vorbereitungen, einschließlich der Festlegung des Verhandlungsablaufs und der Rollenverteilung, wesentlich für den Erfolg.

6. Tipp: Gründliche Recherche

Zur Vorbereitung auf die Verhandlungen empfiehlt es sich, die Hintergrundinformationen über die Lieferanten gründlich zu recherchieren. Dies beinhaltet nicht nur finanzielle Daten, sondern auch die Einschätzung der Marktposition, die Performance in relevanten Bereichen und die Beziehungsdynamiken. Nutzen Sie auch digitale Tools und KI, um umfassende Erkenntnisse zu gewinnen. Durch ein tiefes Verständnis für den Verhandlungspartner kann eine gezielte Strategie entwickelt und eine Win-win-Situation angestrebt werden, die über den reinen Preis hinausgeht.

7. Tipp: Forderungen geschickt darstellen

In der Vorbereitungs- und Aufwärmphase sollte die Präsentation der Forderungen gut überdacht und wirkungsvoll durch bspw. PowerPoint-Folien oder Flipcharts visualisiert werden. Bei der Auswahl der Forderungen sollte auch die Überlegung miteinfließen, ein oder zwei Punkte aufzunehmen, auf welche man auch verzichten kann, um dem Verhandlungspartner das Gefühl zu geben, ebenfalls erfolgreich zu sein. Obwohl Verhandlungen auf Fakten basieren, spielt auch die zwischenmenschliche Ebene eine wichtige Rolle, daher ist es ratsam, Verständnis für die Ziele des Gegenübers zu zeigen. Die Vorbereitung auf verschiedene Szenarien, besonders in emotionalen Verhandlungssituationen, Flexibilität und angemessene Reaktionen auf unerwartete Wendungen sind entscheidend, um seine Forderungen durchsetzen zu können.

8. Tipp: Klare Kommunikation über Verhandlungsinhalt

Die Entscheidung, ob und welche Forderungen man vorab kommuniziert, sollte strategisch erfolgen. Dies kann in spezifischen Situationen wie im Bereich Capex oder bei bereits geklärten technischen Details relevant sein. Eine frühzeitige Mitteilung bietet Klarheit für die Verhandlung und verhindert unvorbereitete Abbrüche seitens des Lieferanten. Bei strategisch wichtigen Verhandlungen oder der Anwesenheit eines Entscheiders ist es ratsam, diese Informationen bereits in der Einladung zu klären und eine klare Agenda zu setzen. Ebenso sollte der Lieferant die Bedeutung der Verhandlungspartner, insbesondere externe Stakeholder, verstehen. Dies minimiert mögliche Störungen und ermöglicht einen reibungslosen Ablauf der Verhandlung. Klarheit, Transparenz und Offenheit können dazu beitragen, selbst schwierige Verhandlungssituationen konstruktiv zu meistern.

9. Tipp: In Konfliktsituationen Ruhe bewahren

In Verhandlungssituationen, insbesondere wenn unerwartete Ereignisse auftreten oder Ziele seitens des Lieferanten plötzlich geändert werden, ist es entscheidend, flexibel zu reagieren. Konflikte können entstehen, sei es aufgrund von Überreaktionen des Lieferanten oder durch Forderungen auf Kundenseite. In solchen Momenten gilt es, Ruhe zu bewahren und eine klare, stringente Kommunikation aufrechtzuerhalten. Lädt sich die Stimmung durch Konflikte auf, sollte das Gespräch pausiert und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgenommen werden. Dies ermöglicht eine Erholungspause und die Klärung von offenen Fragen. Wenn Forderungen abgeschmettert werden und es zu einer Unstimmigkeit kommt, ist es wichtig, sich darauf vorzubereiten. Gegebenenfalls kann man auf Benchmarking-Daten verweisen und klarstellen, dass vergleichbare Angebote auf dem Markt existieren. Es ist ratsam, flexibel zu bleiben, insbesondere in komplexen Verhandlungssituationen mit großen finanziellen Auswirkungen.

10. Tipp: Zeitnahe Verschriftlichung der vereinbarten Punkte

Die Nachbereitung zielt darauf ab, sicherzustellen, dass die erzielten Ergebnisse wirksam und in der Praxis umgesetzt werden. Die vereinbarten Punkte sollten schriftlich festgehalten werden, auch um sicherzustellen, dass diese konsequent umgesetzt werden. Die Protokolle und Vereinbarungen sollten dann zeitnah verschickt werden. Einige Tage später sollte man beim Lieferanten nachfassen, ob alles verstanden wurde. Der regelmäßige Austausch über den Status der Umsetzung, sowohl intern als auch extern beim Lieferanten, hilft dabei, dass alle ihre Vereinbarungen einhalten. Nach einer Verhandlung sollten die Beziehungen mit den Lieferanten fortlaufend gepflegt werden.

11. Tipp: Aus Verhandlungen lernen

In regelmäßigen Feedbackschleifen helfen wir unseren Kunden, die Verhandlungsperformance zu evaluieren. Führen Sie regelmäßig ein Argumentationsbuch, um Forderungen, Argumente und Reaktionen des Gegenübers zu dokumentieren. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung der Verhandlungsstrategie und einen gezielten Umgang mit wiederkehrenden Mustern.

Fazit

Die Kunst der Verhandlung erstreckt sich über verschiedene strategische Aspekte, von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung. In der Summe tragen die genannten elf Tipps nicht nur zu erfolgreichen Verhandlungsergebnissen bei, sondern fördern auch eine nachhaltige, gegenseitig vorteilhafte Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und Lieferanten. In der komplexen Welt der Marktbedingungen und Verhandlungen ist es oft hilfreich, auf das Fachwissen von Experten zurückzugreifen. Unternehmen wie Kloepfel Consulting bieten als „Kollegen und Coaches auf Zeit“ Erfahrung aus zahlreichen Projekten, große Netzwerke und ein umfangreiches Marktwissen, um faktenbasiert verhandeln zu können.

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