Die 7 wirksamsten Tipps für erfolgreiches Verhandeln im Einkauf

Verhandlungsführung in Einkauf und Logistik

Verhandeln gehört für Einkäufer zu den am häufigsten verwendeten und entscheidendsten Instrumenten. Eine strategisch erfolgreiche Verhandlung kann enorme Kosten oder aber willkommene Einsparungen verheißen. Einsparungen im Einkauf gehen in der Regel Hand in Hand mit einer höheren Gewinnmarge und einer stärkeren Wettbewerbsposition. Im Folgenden Ratgeberartikel efahren Sie 7 wirksame Tipps, die Ihre nächste Verhandlung zu einem renditereichen Erfolg führen können.

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1. Verhandlungsziele setzen und Motivation steigern

Im Einkauf und der Beschaffung eines Unternehmens liegt bekanntlich ein sehr großes Potenzial, um dessen Umsatz und Gewinn zu steigern. Bereits ein Prozent Einsparung von Material und Materialgemeinkosten haben beispielsweise in der deutschen Automobilindustrie, die gleiche Auswirkung auf den Gewinn, wie eine Umsatzsteigerung von 20 Prozent. Selbstverständlich variiert dieser Hebel von Unternehmen zu Unternehmen und zwischen verschiedenen Branchen. Jedoch kann festgehalten werden, dass eine professionelle Verhandlungsführung mit Lieferanten sowie eine Einkaufsoptimierung und ein gutes Supply Chain Management wahre Renditeschätze zum Vorschein bringen können. Umso wichtiger ist es als Einkäufer/in gut geschult und mit der richtigen Strategie in eine Verhandlung zu gehen. Dies kann zum Beispiel durch eine Einkaufsberatung im Vorhinein trainiert werden.

Wenn Sie nun erkannt haben, wie erfolgsentscheidend Ihre Position im Unternehmen ist und wieviel Sie für dieses erreichen können, sollte sich die Motivation einstellen, dieses auch zu realisieren.

Der erste Schritt in der Vorbereitung für eine Verhandlung ist das Setzen von Zielen. An diesen kann sich während des gesamten Verhandlungsprozesses orientiert werden und sie geben Halt, auch in schwierigen Situationen.

Zuerst sollte das gewünschte Ziel konkret formuliert werden. Im zweiten Schritt ist es sehr hilfreich sich die Situation visuell vorzustellen, in der Sie Ihre Ziele erreichen: beispielsweise wie ein Lieferant einer Kosteneinsparung von 2 Prozent zustimmt. Dieses Bild verstärkt die Motivation diese Ziele zu erreichen und wirkt wie ein Magnet. Der nächste Schritt sollte die Planung der einzelnen Etappen sein, die nötig sind um die gesetzten Ziele zu erreichen. Am Ende sollten ein Minimal- und ein Maximalziel definiert sein. Daraufhin beginnt die eigentliche Durchführung der inhaltlichen Vorbereitung auf die bevorstehende Verhandlung und die Ziele, die in dieser erreicht werden sollen. Dies ist entscheidend, um das Lieferantenmanagement und den Einkaufsprozess optimieren zu können. Diese können unter anderem ABC-Analysen oder auch Marktuntersuchungen beinhalten.

2. Die organisatorische Vorbereitung

Eine systematische und praxiserprobte Vorgehensweise, um in jeder Phase des Verhandlungsprozesses gut vorbereitet zu sein, ist die des 7-Phasen-Modells. Dieses beinhaltet die Phasen: Vorbereitung, Einstieg und Kontakt, Analyse, Verhandlung, Ergebnis, Ausstieg und Nachbearbeitung.

Erfahrene Einkäufer sagen, dass eine gute Vorbereitung zu 80 Prozent über den Erfolg einer Verhandlung entscheiden kann. Somit kann geschlussfolgert werden, dass je schwieriger die bevorstehende Verhandlung sein wird, desto gründlicher auch die Vorbereitung sein sollte.

Als Basis für eine erfolgreiche und effektive Verhandlung ist es wichtig, eine möglichst optimale Ausgangssituation zu schaffen. So sollte auch die Situation am Ort des Geschehens perfekt sein. Denn oftmals kommt es vor, dass scheinbar banale Faktoren wie ein nicht rechtzeitig reservierter Besprechungsraum, das Fehlen von Dokumenten oder ein Verweigern der Technik, zu echten „Verhandlungskillern“ werden. An dieser Stelle werden Besprechungsräume zum Aushängeschild des Unternehmens und dementsprechend lohnt es sich, diesen möglichst angenehm zu gestalten sowie durch Zeugnisse oder Zertifikate ein gutes Licht auf sich zu werfen.

Eine weitere Maßnahme um einen möglichst reibungslosen Ablauf einer Verhandlung zu gewährleisten, ist das Erstellen einer strukturierten Tagesordnung. So können im Vorfeld Missverständnisse vermieden werden und alle Teilnehmer haben den gleichen Wissensstand über den Ablauf der kommenden Verhandlung.

Der nächste wichtige Schritt ist sich mit dem eigentlichen Verhandlungspartner, oftmals der Lieferant, zu beschäftigen. Informationen über das Unternehmen sowie über Referenzen, Kunden und Vertriebspolitik helfen, sich ein genaues Bild des Gegenübers zu machen. Wenn bekannt, sollte sich auch über die Person/en informiert werden, mit der die Verhandlung geführt wird/werden. (Business-)Soziale Netzwerke geben hier reichlich Möglichkeit dazu. So kann der Verhandlungspartner besser eingeschätzt werden und im Idealfall Schwächen und Stärken erkannt werden. Ebenso wichtig ist es, die Intentionen und Ziele des Gegenübers zu kennen, um die eigene Argumentation darauf ausrichten zu können.

Neben dem Fokus auf den Verhandlungspartner, sollten auch die interne Kommunikation und das Auftreten des Verhandlungsteams, falls vorhanden, perfekt abgestimmt sein. Nur wenig andere Dinge können die eigene Verhandlungsbasis derart ins Wanken bringen, wie sich widersprechende Aussagen der eigenen Mitarbeiter. Jedem Teilnehmer sollten die allgemeine Taktik, die Ziele und auch seine eigene Rolle in der Verhandlung klar sein. So ist es notwendig einen Verhandlungsführer zu bestimmen, der das gesamte Team auch in schwierigen Situationen führen kann.

Selbstverständlich sollte die eigene Vorbereitung ebenfalls gründlich durchgeführt werden. Alle Unterlagen sollten vorhanden sein und auch das eigene Erscheinungsbild sollte der Verhandlungssituation entsprechend sein. Denn erst wenn sich jeder im Team gut vorbereitet fühlt, kann diese Ausstrahlung auch auf andere Parteien übertragen werden, was wiederum der allgemeinen Atmosphäre einer Verhandlung zugutekommt.

3. Einstieg in das Verhandlungsgespräch

Als Grundlage für ein harmonisches Verhandlungsgespräch sollten stets die Sachebene und die Beziehungseben des Gesprächs voneinander getrennt betrachtet werden. Beide Parteien haben Ziele und Anlässe, die den Inhalt für die Sachebene bilden. Jedoch verhandeln immer noch Menschen miteinander, was zwangsläufig Eigenarten, Vorurteile und Voreingenommenheit mit sich bringt. Diese in der Verhandlung entstehende Beziehung zwischen den Verhandlungspartnern sollte möglichst positiv sein, um eine produktive Verhandlung zu gewährleisten. Dies ist nur möglich, wenn gegenseitige Wertschätzung und Respekt herrscht. Dabei sollte neben dem Gegenüber auch die eigene Person wertgeschätzt werden.

Zu Beginn erfolgt eine freundliche und offene Begrüßung, welche die eigene Gastfreundschaft dem Verhandlungspartner signalisiert. Weiter geht es mit einer Runde Small Talk um die Stimmung zu lockern und um eine angenehme Basis für die folgende Verhandlung zu schaffen. Der Anfang des geschäftlichen Teils beginnt mit der Abhandlung der Tagesordnung und dem Besprechen der Ziele für den Tag sowie allen weiteren organisatorischen Gegebenheiten. Allgemein gibt es mehrere Tipps, um den Einstieg in das Verhandlungsgespräch gelungen zu gestalten. Unter anderem ist es ratsam, zu Verhandlungsbeginn mehr Wert auf die Beziehungsebene zu legen. So sollte die eigene Wertschätzung für den Gesprächspartner und seinem Anliegen nicht zu kurz kommen. Sie kann in Form von offener und positiver Körpersprache sowie positiver Wortwahl gezeigt werden. Darüber hinaus sollte dem Gast zu Beginn mehr Zeit zum Reden geschenkt werden. An dieser Stelle ist aktives Zuhören sehr wertvoll.

4. Analysephase der Verhandlung

Wenn es zum eigentlichen sachlichen Teil der Verhandlung kommt, sollte zu Beginn die jeweilige Erwartungshaltung der Teilnehmer besprochen werden, um eine gemeinsame Basis zu schaffen. Hier geht es auch darum zu erfahren, inwieweit sich der Gegenüber auf das eigene Unternehmen und gegebenenfalls das eigene Angebot vorbereitet hat. In dieser Phase können Erkenntnisse über den Verhandlungspartner und dessen Verhandlungsstrategie gesammelt werden, die im weiteren Verlauf der Verhandlung wichtig sein können. Das sind zum Beispiel seine Art und Weise zu Sprechen oder auch sein inhaltliches Verständnis der Thematik. Es sollte ebenso auf Gestik und Mimik geachtet werden. Der Zuhörende ist immer im Vorteil, da er das Gesagte bis zu vier Mal schneller aufnehmen kann, als der Gesprächspartner es aussprechen kann. Das gibt den nötigen Spielraum neben dem Inhaltlichen auch auf die nonverbale Kommunikation zu achten. Dies ist wichtig, da mehr als 90 Prozent der Kommunikation nonverbal stattfindet. Im Weiteren sollte das Angebot des Lieferanten analysiert werden. Es ist von Vorteil auch die Rahmenbedingungen wie zum Beispiel Lieferfristen zu beleuchten. Bei Unklarheiten ist es ratsam klare Verständnisfragen zu stellen. Am Ende der Analyse empfiehlt es sich als Einkäufer die wichtigsten Fakten noch einmal für alle zusammenzufassen.

Gerade zu Beginn der Verhandlung sind die richtigen Fragen ein wichtiges Instrument, um das Gespräch zu führen. Selbstverständlich gilt dies auch für die gesamte Verhandlung. So gibt es bewährte Fragearten, mit denen gewünschtes Verhalten oder Wendungen in einem Gespräch hervorgerufen werden können.

Frageart Beispiel Zweck
Auswahlfrage Können wir mit Ihrem Angebot bis morgen rechnen oder schaffen Sie es noch heute? Sie helfen mit dieser Frageart die Entscheidung leichter zu treffen
Öffnende Frage Was sind Ihre besonderen Leistungsmerkmale? Setzt ein Informationsziel voraus und verpflichtet zum Zuhören.
Sondierungsfrage Arbeiten Sie auch nach dem Prinzip der verlängerten Werkbank? Soll herausfinden, welche Erfahrung der Lieferant damit hat.
Problemfrage Was machen Sie, wenn es dabei zu Lieferengpässen kommt? Soll Problemzonen des Lieferanten markieren.
Präzisierungsfrage Was heißt das nun genau, bezogen auf unsere Zusammenarbeit? Hilft Klarheit in die Verständigung zu bringen u. erzieht den Verkäufer.
Bestätigungsfrage Ist der pünktliche Zahlungseingang für Sie von Vorteil? Überprüft eine Aussage und trägt zur Konsensbildung bei.
Begründungsfrage Damit ich mir über Ihr Unternehmen einen Eindruck verschaffen kann, würden Sie mir bitte ein paar Fragen gestatten? Ich mache klar, warum ich frage, so dass der Partner die Absicht versteht.
Blockadenbrecher Verkäufer: Das geht bei uns nicht. Einkäufer: Stellen Sie sich vor, dass das gehen würde, was dann? Die Denkrinne des Partners soll aufgelöst werden, die Frage soll zum Nachdenken anregen.

Quelle: Helmut Wannenwetsch 2013, Erfolgreiche Verhandlungsführung in Einkauf und Logistik

5. Verhandlungsphase – Anwendung von Verhandlungsstrategien

In der eigentlichen Verhandlungsphase ist es entscheidend die richtige Verhandlungsstrategie anzuwenden. Diese soll einerseits zu dem Verhandlungspartner und seiner Position in der Verhandlung passen und andererseits das gewünschte Ergebnis erzielen.

Oftmals herrscht ein Ungleichgewicht bei dem Machtverhältnis der Verhandlungsparteien. So kann beispielsweise der Lieferant eine starke Verhandlungsmacht besitzen, da er Monopolist für sein Produkt oder seine Dienstleistung ist. Andererseits kann der Einkäufer durch große Volumina, die er abnehmen möchte, ebenfalls eine Machtposition einnehmen. Solch eine Machtposition ist ein wichtiger Hebel, um seine Ziele in der Verhandlung durchzusetzen.

Möglich ist auch, dass keine rationalen überzeugenden Argumente vorliegen oder der Lieferant Monopolist ist. In so einem Fall verbleibt nur die Möglichkeit, den Verhandlungspartner auf der Beziehungsebene zu überzeugen. An dieser Stelle gilt es dem Verhandlungspartner eine besonders zuvorkommende Behandlung entgegenzubringen und ihn mit persönlichen Annehmlichkeiten zu versorgen. Das können zum Beispiel exklusive Werksbesichtigungen oder das Hervorheben der besonders guten Zusammenarbeit sein. Es gilt außerdem die Beziehung zu dem Monopolisten stetig zu verbessern.

Wie bereits erwähnt, hängt es von der individuellen Situation beziehungsweise den Rahmenbedingungen ab, welche Verhandlungsstrategie die zielführendste ist. Daher gibt es viele Strategieansätze für eine Verhandlung. Fast immer ist eine Kombination aus einzelnen Strategieelementen die beste Wahl für ein erfolgreiches Verhandlungsergebnis. Im Folgenden werden mehrere einschlägige Strategien behandelt:

Durchsetzungsstrategie:
Bei der Durchsetzungsstrategie besitzt eine Verhandlungspartei fast immer einen Vorteil und damit eine bessere Verhandlungsposition. Diese wird von der Partei genutzt, um ihre Forderungen bzw. Verhandlungsziele durchzusetzen. In der Regel endet dieses Vorgehen in einem Preiskampf, welcher schnell zum Ende der Preisverhandlung führen kann und demnach beide Seiten verlieren. Aus diesem Grund wird von dieser Methodik eher abgeraten, da zusätzlich die Beziehung zu dem Verhandlungspartner leidet und so keine nachhaltige Geschäftsbeziehung entstehen kann.

Defensivstrategie:
Die Defensivstrategie hingegen zielt darauf ab, das kurzfristige Eingehen von Kompromissen mit langfristigen Vorteilen auszugleichen. So werden Wünsche und Ziele nicht auf Teufel komm raus durchgesetzt, sondern teilweise auf jene Ziele des Gegenübers eingegangen. So kann ein Vertrauensverhältnis aufgebaut werden, welches sich oftmals in der Zukunft auszahlt. Allerdings sollte diese Strategie nicht wegen einer reinen Neigung nach Harmonie gewählt werden, da die eigene Partei sonst ausgenutzt wird.

Kompromissstrategie:
Ganz ähnlich funktioniert die Strategie des Kompromisses. Hier geben allerdings alle Verhandlungspartner ein Stück vom Kuchen ab und treffen sich in der Mitte. So kann ein Ergebnis erzielt werden, das zwar nicht optimal, aber immerhin vorhanden ist.

Win-Win Strategie:
Eine weitere bekannte Strategie ist die sogenannte Win-Win-Situation. Für diese ist oftmals die Voraussetzung, dass beide Verhandlungspartner ebenbürtig und an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert sind. Beide haben Verhandlungsspielräume und sind bereit auf den jeweils anderen einzugehen. Alle Parteien erwirtschaften demnach Gewinn durch die Geschäftsbeziehung, was sie andauern lässt sowie nachhaltig macht.

Buh-Mann Strategie:
Eine ebenfalls häufig vorkommende Verhandlungsstrategie ist die Verantwortung bzw. Entscheidungsgewalt abzugeben. So kommt es vor, dass bei kritischen Bereichen wie Preisverhandlungen, die Entscheidung an den Vorgesetzten abgegeben wird. So kann im Zweifel zwar eine finale Entscheidung hinausgezögert werden und beispielsweise Zeit für weitere Recherche gewonnen werden, allerdings schmälert dieses Vorgehen fast immer die eigene Kompetenz gegenüber dem Verhandlungspartner. Dies bedeutet für zukünftige Verhandlungen meist einen Nachteil. Deshalb sollten kritische Unter- beispielsweise Obergrenzen im Vorhinein geklärt werden.

Wenn-Dann-Strategie:
Darüber hinaus kann die Wenn-Dann-Verhandlungstechnik angeführt werden, da sie beliebt und wirkungsvoll zugleich ist. Bei diesem Vorgehen werden Forderungen und Nutzen miteinander verknüpft. Im ersten Schritt wird dem Verhandlungspartner die Bereitschaft für eine Zusammenarbeit in Aussicht gestellt. Wird diese angenommen, kann eine weitere Forderung realisiert werden. Zum Beispiel kann nach einer zusätzlichen Leistung des Lieferanten gefragt werden, welche ihm zusätzlichen Umsatz bietet (Wenn). Gleichzeitig kann die Forderung nach einem Rabatt für die Basisleistung angeführt werden (Dann).

6. Abschluss der Verhandlung

Wenn alle Argumente und Gegenargumente ausgetauscht und alle Positionen verhandelt sind, geht es daran diese in einem Protokoll festzuhalten und einen gemeinsamen Abschluss zu erzielen. Dazu sollten alle besprochenen Themen in aller Kürze abgeglichen werden, um Missverständnisse zu vermeiden. Denn wenn diese weiterhin bestehen, sollten einzelne Themen nochmals neu verhandelt werden. Zudem erhält jede Partei abschließend ein Gesamtbild über die eigenen und vom Verhandlungspartner zu erfüllenden Vereinbarungen.

Es ist wichtig die Verhandlungsphase positiv zu beenden. Das bedeutet auch bei keinem Verhandlungserfolg die Beziehungsebene von der Sachebene zu trennen und den Verhandlungspartner wertzuschätzen. Besondere Bedeutung gewinnt dieses Vorgehen, wenn eine langfristige Beziehung zu dem Geschäftspartner aufgebaut werden soll. So kann ein gegenseitiges Feedback zum Verhandlungsgespräch helfen, um zukünftige Gespräche zu optimieren. Auch sollte bei der Verabschiedung des Verhandlungspartners, ähnlich wie bei der Begrüßung, auf persönliche Themen eingegangen werden. Denn an dieser Stelle wird die Basis für die nächste Begegnung geschaffen.

7. Nachbereitung der Verhandlung

Neben dem Erstellen eines aufschlussreichen Protokolls, sollte ebenfalls eine To-Do-Liste für die anstehenden Aufgaben mit Verantwortlichen sowie Deadlines zusammengestellt werden. Wichtig ist es ebenfalls, die eigene Verhandlungsleistung sowie die des Teams zu bewerten. Hierbei sollten die messbaren Ziele mit den erreichten Ergebnissen abgeglichen werden und herausgearbeitet werden, welche Faktoren für den Erfolg oder Misserfolg bestimmter Verhandlungsgegenstände verantwortlich waren. Denn nur wer weiß warum er erfolgreich war, kann dies in zukünftigen Verhandlungen reproduzieren. Die saubere Nachbereitung ist der Grundstein für eine erfolgsversprechende Vorbereitung vor der nächsten Verhandlung.

Im Vorherigen haben Sie 7 wirksame Tipps gelesen, die Ihnen dabei helfen werden, Ihre Verhandlungen noch profitreicher zu gestalten. Strategisches Herangehen an das Verhandeln stellt zwar Aufwand dar, rentiert sich jedoch um ein Vielfaches. Denken Sie bei Ihrer nächsten Verhandlung an diese Tipps, um so Einsparungen zu realisieren.

Autor: Osman Cetinkaya