Einkauf im Mittelstand

Wie arbeitet eigentlich ein Einkaufsberater für den Mittelstand?

Die Aufgabe der Einkaufsberater ist es, Profite in den Lieferketten sichtbar zu machen und so Renditeschätze zu heben. Neben der Reduzierung der Einkaufspreise, beispielsweise durch Neuverhandlungen, fragt der Einkaufsberater bei Bedarf auch: Was kostet ein Produkt eigentlich wirklich? Es liegt vielleicht auf der Hand, dass etwa eine Werksmaschine weit mehr kostet als die reine Anschaffung: TÜV, Wartung, Reparaturen, Logistik, Versicherungen und weitere Positionen können hinzukommen. Aber auch entlang der gesamten Lieferkette (Supply Chain) entstehen Kosten, die unnötig hoch sein können. Der Grund sind ineffiziente Prozesse, die von niemandem hinterfragt werden, deren Kosten die Teilkosten aber oft um ein Vielfaches überschreiten können.

Team-Spirit zu Beginn des Projektes schaffen

Zu Beginn eines Projektes sorgen sich Einkaufsmanager oft, dass ihre bisherige Arbeit in Frage gestellt wird. Durch Workshops und Gespräche muss es daher den Einkaufsberatern gelingen, die Einkaufsmannschaft mit ins Boot zu holen. Dabei schauen die Berater individuell und ganzheitlich, wo wer im Vergleich zum Wettbewerb steht und wie man den Einkäufern den Rücken beispielsweise durch Neueinstellungen, Qualifizierungen oder Learning-by-doing den Rücken stärken kann. Damit die Effekte eines Projektes auch nach Projektabschluss wirken, kümmert sich eine gute Einkaufsberatung auch darum, dass die verschiedenen Abteilungen im Unternehmen besser zusammenarbeiten. So entsteht ein neuer Team-Spirit im Unternehmen. Dies erhöht dann natürlich auch den gemeinsamen Projekterfolg und steigert damit die Wertschätzung der Einkäufer im Unternehmen.

Transparenz ist das A und O

Die Erfahrung zeigt, dass im Einkauf meist zu wenig Datentransparenz herrscht, um die Einsparpotenziale dingfest machen zu können. Ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Optimierungsprojekts ist daher eine anfängliche Datenanalyse. Erst wenn Datentransparenz hergestellt ist, können weitere Schritte effizient angegangen werden. Die Zusammenfassung der Produkte zu Warengruppen u.a. nach den Kriterien Risikoanfälligkeit oder Risikotyp ist dabei eine bewährte Methode, den Einkauf bei seinen strategischen Aufgaben zu unterstützen. Dabei wird der Kunde durchgehend mit Echtzeit-Berichten von den Beratern versorgt, damit er die Kontrolle über das Projekt behält, keine Überraschungen erlebt und die Einsparpotenziale nachvollziehen kann. Gute Einkaufsberater arbeiten daher beim Kunden vor Ort. Dies erleichtert es den Beratern, sich in die Mannschaft des Kunden als Team zu integrieren und vereinfacht die Abstimmungen.

Schwerpunkte eines Einkaufsoptimierungsprojektes

Nach der Analyse der Einkaufsdaten prüft der Berater beispielsweise ob es Sinn macht, alternative Lieferanten aufzubauen bzw. die Anzahl der Lieferanten bestimmter Waren zu reduzieren. Einerseits können so bessere Preise und Konditionen ausgehandelt werden und andererseits wird durch zusätzliche Lieferanten die Versorgungssicherheit gewährleistet. Zudem ist es wichtig, dass nicht jede Abteilung nach Gutdünken bestellt, sondern dies zentral der Einkauf übernimmt. Hier muss der Einkaufsberater das Vertrauen der verschiedenen Abteilungen in die Kompetenzen des Einkaufs stärken. Zudem muss den Abteilungen deutlich gemacht werden, dass es nicht darum geht, deren Budgets zu beschneiden, sondern vielmehr darum, für das gleiche Geld mehr zu bekommen. Die Berater fördern aber auch die Zusammenarbeit mit den wichtigen Lieferanten und erarbeiten so die Grundlage für Produktinnovationen, die wesentlich aus der Dynamik zwischen Einkauf und Produktion entstehen. Dem Einkauf kann es so nachhaltig gelingen, 5% bis 15% der Kosten einzusparen. Ein weiterer wichtiger Schwerpunkt ist die Optimierung von Logistikprozessen, indem man beispielsweise Lager oder Teile der Produktion an Logistiker auslagert. Hier sind Einsparungen bis zu 18% möglich.

Des Weiteren zeigt sich während eines Beschaffungsoptimierungsprojektes oft der Wunsch an der grundsätzlichen Optimierung der Einkaufsstrukturen (Einkaufsziele/-strategien, Einkaufsprozesse, Einkaufsorganisation, Einkaufsmitarbeiter, Einkaufsmethoden/-tools und Einkaufscontrolling). Ein solches ganzheitliches Projekt welches den Einkauf von Grund auf optimiert wird meist gesondert durchgeführt.

Produktkosten senken

Produktkosten produzierender Unternehmen werden bei Bedarf mit einer Kostenstrukturanalyse durch eine Software unter die Lupe genommen. Die Software stellt ein System zur exakten und ganzheitlichen Aufschlüsselung von beliebigen Herstellungskosten, Materialeinsparungen und wegfallenden Produktionsschritten dar. Was sich wiederum positiv auf das Portemonnaie des Unternehmers auswirkt. Man sorgt für Klarheit, wer wann welche Bedarfe hat und macht Bestellvorgänge, Einkaufsdaten und Liefertermine transparent. Mit den so gewonnenen Informationen gewinnt der Einkauf eine starke Position in den Verhandlungen mit den Lieferanten. Produktkosten lassen sich so bis zu 40% reduzieren.

Kunde gewinnt durch Learning-by-doing

Das Beratungsteam nimmt die Einkäufer mit in die Verhandlungen und schult sie in der Praxis. Um die Mitarbeiter schließlich weiter zu qualifizieren, bieten gut aufgestellte Beraterfirmen zudem Workshops an, in denen praxisrelevante Techniken für das Alltagsgeschäft vermittelt werden. So wird der Einkauf nachhaltig weiterqualifiziert, damit nach Verabschieden des Beratungsteams die erzielten Einsparungen aufrechterhalten und selbständig nachvollzogen werden können. Die Einkäufer profitieren dabei von der oft langjährigen Erfahrung der Beratungsteams, die aus Ingenieuren, Fertigungs- und Einkaufsspezialisten bestehen. Themen dieser Workshops sind z. B. Benchmarking, um selbständig die eigenen Stärken und Schwächen einschätzen zu können, Identifikation von Optimierungspotenzialen, Kostenstrukturanalysen zur Kalkulation von Preisen, Fertigungstechniken, Logistik, Supply Chain Management usw.

Was kostet eine Einkaufsberatung?

Für das zusätzliche Know-how und die zusätzliche Manpower muss man nicht immer hohe Tagessätze zahlen. Es gibt auch Einkaufsberatungen, die zu 100% auf Erfolgsbasis arbeiten. Als Unternehmer sollte man dann darauf achten, dass die Beraterhonorare an den während eines Projektes erzielten Einsparungen gemessen werden. Es gibt immer noch Einkaufsberater, die Potenziale in weiter Zukunft aufzeigen und diese berechnen. Auch dann wenn das Projekt lägst abgeschlossen ist. Hierauf sollte man als Unternehmer achten.

Fazit: Oft fehlt Unternehmen schlicht die Manpower und die Zeit, den eigenen Einkauf zu optimieren. Daher kann es sich lohnen, das eigene Einkaufsteam auf Zeit zu erweitern. Zudem lernen die Einkäufer aus dem Projekt durch Learning by Doing und entdecken eine neue Leidenschaft für den Einkauf.

Auf einen Blick: Unsere Infografik