KI Transformation

Einkauf und Supply Chain Management in die digitale Ära überführen

In der heutigen Geschäftswelt sind digitale Technologien im Einkauf und im Lieferkettenmanagement unverzichtbar. Doch es reicht nicht, hier und da neue Tools einzuführen. Die Digitalisierung der Beschaffung erfordert eine ganzheitliche Transformation, die die Menschen abholt.

Digitale Technologien wie KI, maschinelles Lernen und Big Data machen Prozesse erheblich effizienter und effektiver. Sie ermöglichen Transparenz durch präzise Datenanalysen in Echtzeit und sie verbessern das Lieferanten- und Risikomanagement.

Die Herausforderung in der Einführung dieser neuartigen Schlüsseltechnologien besteht darin, sie in die bestehenden Prozesse und Strukturen eines Unternehmens zu integrieren. Eine erfolgreiche digitale Transformation erfordert daher nicht nur technisches Know-how, sondern auch ein grundlegendes Verständnis für die Geschäftsstrategie.

Um die Vorteile der digitalen Technologien wirklich ausschöpfen zu können, müssen Unternehmen zudem ihre Beschaffungsstrategien überdenken und anpassen. Es braucht eine neue digitale (Fehler-)Kultur, um Innovationen zu fördern. Dazu müssen die Mitarbeiter entsprechend geschult und sensibilisiert werden. Nur wer KI und Co. versteht, ist in der Lage, den Einkauf aber auch das Lieferkettenmanagement neu zu denken und auf ein neues Level zu hieven.

Technologie braucht Intuition, Empathie und Erfahrung

Während KI und maschinelles Lernen die Arbeitsabläufe revolutionieren, bleiben Intuition, Empathie und Erfahrung der Anwender unersetzlich.

KI und maschinelles Lernen revolutionieren die Arbeitsabläufe durch komplexe visualisierte Datenanalysen und automatisierte Prozesse. Dabei bleibt die menschliche Expertise unverzichtbar. Die Kreativität, Ethik und das kritische Denken der Menschen können KI und maschinelles Lernen nicht ersetzen.

Ein gutes Beispiel ist das Lieferantenmanagement. Während KI-Systeme Daten zur Lieferantenperformance analysieren, pflegt der Einkäufer auf Basis dieser Daten seine Beziehungen zu den Lieferanten und führt Verhandlungen durch. Das kann weder KI noch maschinelles Lernen.

Nur wenn Mensch und Maschine Hand in Hand gehen, eröffnen sich neue Möglichkeiten in der Beschaffung und im Supply Chain Management, an die man heute gar nicht denkt. KI hilft Muster und Trends zu identifizieren, was Einkäufern und Supply Chain Managern enorm dabei unterstützt, ihre Beschaffungs- und Lieferkettenstrategien zu optimieren. Während die Tools Daten analysieren, interpretieren die Menschen die Ergebnisse und wägen Risiken als auch Chancen ab.

Die Herausforderung ist es, ein Gleichgewicht zwischen technologischer Effizienz und menschlichem Urteilsvermögen zu finden. Es genügt nicht, die neuesten Technologien zu beherrschen. Genauso wichtig ist es, die Folgen von Entscheidungen in Bezug auf bspw. ethische Aspekte zu berücksichtigen.

Veränderungsmanagement mit Fehler-Kultur

Der erfolgreiche Übergang zu digitalen Beschaffungsprozessen erfordert ein effektives und transparentes Veränderungsmanagement. Dazu ist es wichtig, eine (Fehler-)Kultur zu etablieren, die sowohl Innovation als auch bewährte Praktiken wertschätzt. Dies gelingt nur, wenn die abteilungsübergreifende Transformationsstrategie gemeinsam mit den Mitarbeitenden und deren Ideen als auch deren Zweifeln entwickelt wird. Dabei spielen Führungskräfte eine wichtige Rolle, indem sie als Vorbilder für den Einsatz neuer Tools dienen. Die Transformation sollte zudem anhand von Kennzahlen und dem Feedback der Beteiligten stetig überwacht und angepasst werden.

Umsetzung der Transformation

Zu Beginn der Transformation betrachten Sie Ihre heutigen Prozesse „aus der Vogelperspektive“. Stellen Sie sich Fragen wie die folgenden:

• Wie oft greifen Ihre Kollegen zum Telefon?
• Wie oft drucken Sie etwas aus oder wandeln es in eine PDF um, um es dann per Mail zu versenden?
• Wie oft kommen im Einkauf Bestellanforderungen an, die per Mail, per Telefon oder mittels Handzettel weitergegeben werden?

Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, für ein paar Tage ihre Tätigkeiten aufzuschreiben. Stichpunkte reichen aus. So bekommen Sie einen besseren Überblick.

Hilfreich ist es außerdem, den Einkauf in verschiedene Einkaufsfunktionen zu untergliedern, angefangen beim operativen Einkauf bis hin zum Vertrags- und Lieferantenmanagement.

Nach der Analyse schreiten Sie zur Tat. Wichtig ist dabei: Es gibt keine allgemeingültige Roadmap für die Digitalisierung von Unternehmen. Stattdessen sollten Sie digitale Lösungen individuell für ihre unternehmenseigenen Anforderungen und Prozesse auswählen.

Grundsätzlich haben Sie die Wahl zwischen Lösungen für einzelne Einkaufsfunktionen, zum Beispiel einem eProcurement-System oder einer digitalen Lösung für das Lieferantenmanagement, und ganzheitlichen Lösungen, die alle Einkaufsprozesse miteinander vernetzen. Der Vorteil von modular aufgebauten ganzheitlichen Lösungen ist, dass Sie Ihre Prozesse schrittweise digitalisieren können.

Tipp: Manchmal machen bereits kleine Digitalisierungen einen großen Unterschied, zum Beispiel, wenn Kollegen den Wareneingang direkt auf ihrem Smartphone vornehmen können.

Sind Sie sich unsicher, wo Sie am besten beginnen, oder Ihnen fehlen Kapazitäten? Dann lassen Sie sich von unseren Experten beraten.

Autor:

Theodor Uljanov, Partner Kloepfel Austria

Kontakt:

Kloepfel Group
Christopher Willson
Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com