Wie ein optimiertes Vertragsmanagement Kosten, Risken und Arbeit reduziert

Autoren: Marc Röver, Senior Manager der Kloepfel Consulting und Henning Esser, Consultant der Kloepfel Consulting  

• Warum ist Vertragsmanagement wichtig?
• Warum wird das Vertragsmanagement so oft unterschätzt?
• Welche Rolle spielt der Einkauf beim Vertragsmanagement?
• Wie führt man ein Vertragsmanagement mit Kloepfel Consulting ein?
• Was passiert nach der Standortanalyse?
• Wie werden die Vertragsdaten eingepflegt?
• Kann man mit einem solchen Tool auch Verträge generieren?

Warum ist Vertragsmanagement wichtig?

Ein gut funktionierendes Vertragsmanagement schafft Transparenz über die Rechte, Plichten, Konditionen und Preise, die Unternehmen mit ihren Lieferanten vereinbaren. Vielen Unternehmen und Fachabteilungen fehlt jedoch diese Transparenz. Teilweise sind auch die Verantwortlichkeiten nicht klar. Wenn aber die Fachabteilungen und Einkäufer ihre Pflichten und Rechte gegenüber ihren Lieferanten kennen, entstehen daraus viele wirtschaftliche Vorteile. So sind die Unternehmen bspw. für spätere Verhandlungen besser gewappnet, wenn sie ihre vertragliche Position und Verhandlungshebel, die sich aus dem Vertrag ergeben, kennen. Zudem werden kostspielige Risiken bspw. aufgrund verpasster Kündigungsfristen oder durch Compliance-Verstöße vermieden. Außerdem werden durch die Digitalisierung Vertragsprozesse (z.B. das Erstellen, Unterzeichnen und Verwalten) automatisiert, um Zeit einsparen zu können. Ein weiterer positiver Effekt der Implementierung des Prozesses „Vertragsmanagement“ und der damit verbundenen Transparenz über alle Verträge ist auch, dass man die Budgets einfacherer und sicherer planen kann. Oft erfolgt dies noch mit Excel und es müssen erst einmal alle Infos aus den verschiedenen Abteilungen zusammengetragen werden. Das entfällt bei einem optimierten Vertragsmanagement.

Warum wird das Vertragsmanagement so oft unterschätzt?

Viele kleine Fehler bleiben oft im Verborgenen. Daher denken die meisten Unternehmen in der Regel erst über das Thema Vertragsmanagement nach, wenn beispielsweise eine Kündigungsfrist verpasst wurde und man einen fünf- oder sechsstelligen Beitrag zu viel bezahlen muss. Oder den Unternehmen wird die Bedeutung der Verträge erst bewusst, wenn eine Maschine nicht repariert werden kann, weil man übersehen hat, den entsprechenden Vertrag zu verlängern. Zudem können wegen fehlendem NDA (Non-Disclosure Agreement) Verstöße gegen den Datenschutz (DSGVO) bzw. gegen Vertraulichkeitsvereinbarungen vorliegen. Eine Folge kann sein, dass die Unternehmen abgemahnt werden. Auch unbemerkt ausgelaufene Lizenzverträge können ein Risiko durch einen Verstoß gegen das Lizenz- bzw. Urheberrecht sein, welche erst bei einem Audit ans Tageslicht kommen und i.d.R. hohe Kosten verursachen. Das sind nur ein paar von vielen Beispielen aus unserer Praxis.  

Könnt Ihr ein einfaches Beispiel nennen, wie ein Vertragsmanagement-System den Unternehmen Arbeit abnimmt?

Jeder der z.B. eine größere Fahrzeugflotte managt, weiß, wie schwer das ist, für hunderte Autos alle Leasing- und Wartungsverträge mit den unterschiedlichen Laufzeiten im Griff zu haben. Das nehmen einem optimierte Vertragsmanagement-Prozesse ab. Der Flottenmanager erkennt dann in einem Vertragsmanagement-Tool per Knopfdruck, welcher Wagen welche laufenden Kosten oder Restlaufzeit und Ähnliches hat. Das vereinfacht dann auch die Budget-Planung.  

Welche Rolle spielt der Einkauf beim Vertragsmanagement?

Wir stellen oft fest, dass die Abteilungen die Verträge für ihren Bereich selbst abschließen und der Einkauf kaum oder gar nicht einbezogen wird. Das ist der klassische Fall von Maverick Buying. Dabei kann der Einkauf mit seinem Knowhow für das gleiche Budget mehr aus den Vertragsverhandlungen rausholen als die Fachabteilungen. Die Einkaufsabteilungen sind jedoch durch die zentralen Beschaffungsgüter oft so stark ausgelastet, dass bspw. die Gemeinkosten ungeprüft bleiben. Doch genau hier verbergen sich oft große Einsparpotentiale. Darüber hinaus kann ein gut verwaltetes Vertragsmanagement die Beziehungen mit den Lieferanten und Kunden verbessern, indem es die beidseitigen Rechte und Pflichten transparent macht.  

Wie führt man ein Vertragsmanagement mit Kloepfel Consulting ein?

Zunächst untersuchen wir in einem Workshop die aktuellen Prozesse, Zuständigkeiten, Berechtigungen und die IT-Landschaft. Bei der Systemlandschaft prüfen wir auch, welche bestehenden Tools es zur Automatisierung oder Teil-Automatisierung (Archivsysteme oder automatische Rechnungsverarbeitung) gibt, die man integrieren kann oder muss. Darüber hinaus erarbeiten wir mit dem Kunden, wer für welche Vertragstypen wirklich zuständig sein sollte. Am Ende können wir dann einen Zeitplan inkl. Aufwandsschätzung (Dienstleistung und Software) erstellen.  

Was passiert nach der Standortanalyse?

Die Vertragsmanagement-Tools funktionieren nur so gut, wie man sie mit Daten und hinterlegten Prozessen „füttert“. Daher ist eine solche Software nur ein Teil der Lösung. Vor der Auswahl und Einführung einer Software müssen zunächst die richtigen Prozesse und Zuständigkeiten definiert werden. In dem Rahmen analysieren wir, wie der Kunde seine Verträge aktuell managt. Wie sehen die Prüfungsworkflows aus? Wer darf einen Vertrag unterschreiben? Wann muss ein Jurist eingebunden werden? Wie werden die Laufzeiten getrackt? Dies alles basiert bestenfalls auf einer bestehenden Einkaufsrichtlinie. So kann man dann mit einer Software eine gewisse Gleichförmigkeit und funktionierende Workflows absichern. Dabei nutzt dem Kunden auch unsere Erfahrung, die wir mit Verträgen, Lieferanten und dem Einkauf haben.  

Wie werden die Vertragsdaten eingepflegt?

Nachdem die Prozesse und Rollen mit dem Kunden definiert wurden, geben wir oder der Kunde einmalig circa zehn bis 15 Schlüsselinformationen (z.B. Preise oder Laufzeiten) händisch in das ERP-System ein. Wenn kein ERP-System angebunden ist, werden die Daten direkt in das Vertragsmanagement-Tool eingegeben. Das ist notwendig, da ein Texterkennungs-Tool nicht immer erkennt, welche Information wohin gehören. Diese Eckdaten werden dann automatisch vom ERP-System im Vertragstool hinterlegt, sodass man sie nur einmal erfassen muss. Im ERP-System laufen dann die bestehenden Geschäftsprozesse wie z.B. die Bezahlung ab. Unterdessen stellt das Vertragsmanagement-Tool sicher, dass die Beteiligten beispielweise bei Beginn einer Kündigungsfrist eine Erinnerung bekommen. Zusätzlich werden die PDFs der Verträge hochgeladen, um sie im Vertrag-System per Volltextsuche nach Details durchsuchen zu können. Dabei ist die Interoperabilität der Systeme wichtig, andernfalls liegen Dokumente an einem Ort ab ohne, dass die Funktionen des Vertragsmanagement-Tools genutzt werden können. In der Umsetzung arbeiten wir mit dem Anbieter Tract zusammen, dessen Tool Spider man an die unterschiedlichsten Systeme andocken kann. Wir nutzen aber auch Third Party Module, die z.B. nur im SAP oder bei Microsoft Dynamics funktionieren. So finden wir für den Kunden immer die passende Lösung.  

Kann man mit einem solchen Tool auch Verträge generieren?

Man kann aus den Tools heraus auch eigene Verträge mit den Kunden generieren. So kann man einheitliche Textpassagen vorschreiben und variable Informationen (Zahlungskonditionen, Kundenname etc.) definieren, die man mit wenigen Klicks im Tool auswählt und so ein Vertragsdokument erstellt. Die wichtigen, rechtlichen standardisierten Passagen werden dann nicht mehr verändert. Das funktioniert gut bei gleichförmigen Leistungen, die man erbringt.  

Inhalte Workshop „Vertragsmanagement“

• Prozess-Landkarte
• System-Landkarte
• Organisations-Struktur des Kunden ggf. mit Vertragsbezug der jeweiligen Einzelunternehmen inkl. Stakeholder und Prozessbeteiligten
• Vertragstypen / Kategorien und Vertraulichkeit
• RACI-Matrix für die Hauptprozesse, z.B. Neu-Vertrag, Freigabe, Vertrags-Erinnerung, Archiv
• Rollen und Berechtigungen
• Zukünftige Projektstruktur und Beteiligte für eine potenzielle Einführung

Sie wollen Ihr Vertragsmanagement verbessern? Informieren Sie sich gerne unter:

Kloepfel Group Christopher Willson Pempelforter Str. 50 | 40211 Duesseldorf Tel.: 0211 941 984 33 | Mail: rendite@kloepfel-consulting.com

Autoren: