Behörden verlangen elektronische Rechnungen

Autor: Mario Schmidtgen
Datum: 13.07.2020

„Eine Rechnung auf Papier oder als PDF ist nicht mehr zeitgemäß“

Die öffentliche Hand vergibt in Deutschland Aufträge im Wert von 500 Milliarden Euro pro Jahr. Davon stammen 100 Milliarden Euro vom Bund. Der restliche Betrag von Ländern und Kommunen. Für sämtliche Unternehmen sind diese Aufträge sehr wichtig für den Umsatz. Bislang wurden die Rechnungen auf einem Papier eingereicht, allerdings wird sich das ab dem 27. November 2020 ändern. Die Rechnungen sollen wie auch in Finnland, Dänemark oder Österreich digital eingereicht werden. Seit Jahren müssen dort die Unternehmen ihre Rechnungen in reiner elektronischer Form abgeben. Ab November werden dann auch in Deutschland nur noch elektronische Rechnungen bei den Behörden akzeptiert. Ausgenommen sind Direktaufträge, die nicht über den Wert von 1.000 Euro hinausgehen.

Mehrere Branchen sind von der neuen Regelung betroffen. Von Bauunternehmen und Verbrauchsgüterherstellern, über Telekonzerne und Gesundheitsanbieter, bis hin zu Energielieferanten und dem Großhandel. Das Umrüsten kann in den Unternehmen sofort starten, denn die Bundesbehörden verfügen schon jetzt über die notwendigen Mittel, um elektronische Rechnungen zu empfangen.

Zwei Varianten für die E-Rechnung

Seit April nehmen Länder und Kommunen Rechnungen in digitaler Form an. Etwa 33 Prozent aller Unternehmen schreiben ihre Rechnungen noch auf Papier und dürften Schwierigkeiten bei der Umstellung auf die digitale Version haben. Diese Vermutung hat der Digitalverband Bitkom veröffentlicht. Um kleinen, mittleren und großen Unternehmen bei der Umstellung zu helfen, hat Bitkom „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ zur Verfügung gestellt. Die neuen E-Rechnungen sind nicht einfach die Papierrechnung als PDF. In elektronischer Version muss diese in einem bestimmten strukturierten Format festgehalten werden, damit eine automatische Weiterverarbeitung möglich ist.

Insgesamt gibt es zwei Varianten für E-Rechnungen. Zum einen das XRechnungs-Format, dass zum größten Teil aus strukturierten Daten besteht und das hybride ZuGFeRD 2.0., welches in der Praxis eine untergeordnete Rolle hat.

Vorteile für beide Seiten

Grund für die Umstellung sind Vorteile, die für beide Seiten bestehen. Gerd Marlovits, Geschäftsführer des internationalen EDI-Dienstleisters EDITEL erklärt: „E-Rechnungen mit strukturierten Daten können vom Empfänger bequem weiterverarbeitet werden. Dadurch sinken die Fehleranfälligkeit, der Papierverbrauch und der Arbeitsaufwand“. Dies komme sowohl dem Budget als auch der Umwelt positiv zugute. Marlovits führt fort: „Durch die rasche Bearbeitungsmöglichkeit können XRechnungen in weiterer Folge vom Bund auch schneller beglichen werden. Für viele Unternehmen ist das in der aktuellen Situation ein nicht zu unterschätzender Liquiditätsvorteil“. Nils Britze, Bereichsleiter Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom schildert: „Die E-Rechnung hilft, Papierberge in deutschen Unternehmen und in der Verwaltung abzubauen. Und sie macht die Unternehmen wettbewerbsfähig und zukunftsfest. Eine Rechnung auf Papier oder als PDF ist nicht mehr zeitgemäß“. Weiterhin erklärt er: „Die Vorteile der E-Rechnung liegen auf der Hand: Die Rechnungsstellung und -verarbeitung werden einfacher und schneller, die Unternehmen sparen Portokosten und Personalressourcen und schonen vor allem die Umwelt, weil weniger Papier verbraucht wird und Transportwege wegfallen.“

Die elektronische Rechnung ist aus einer EU-Richtlinie entstanden, die zur Stärkung des grenzüberschreitenden Handels im europäischen Binnenmarkt dienen soll. Es wird vermutet, dass aus der Maßnahme eine Impulswirkung für die gesamte Wirtschaft hervorgehen wird und Unternehmen auch untereinander auf die E-Rechnung zurückgreifen werden.