Zarządzanie ryzykiem w zakupach
Przeczytaj, jak dobrze zaplanowane zarządzanie ryzykiem pozwala zoptymalizować zakupy, szczególnie w czasach niestabilnych rynków towarowych i niepewności na rynkach gospodarczych, aby przeciwdziałać wąskim gardłom dostaw.
Przy zakupach mamy do czynienia z jednej strony z „normalnymi” kosztami zakupu, a z drugiej strony z kosztami ryzyka, które są trudniejsze do sfinansowania niż czyste koszty zakupu. W największej liczbie przypadków, zamiast działać proaktywnie i systematycznie zarządzać ryzykiem w zamówieniach, na ryzyko reaguje się tylko tam, gdzie ponoszone są koszty.
Zrównoważone strategie zamówień i długoterminowe umowy dostawy
Aby uniknąć oczywistego ryzyka, przedsiębiorstwa często wybierają zrównoważone strategie zakupów, przez co angażują wielu równoważnych dostawców materiałów, części i usług.
Jeżeli to się nie uda, przedsiębiorstwa polegają na dostawcach z jednego źródła, z którymi zawierają długoterminowe umowy na dostawy. Gwarantuje to dostawy nawet w przypadku nieoczekiwanych wąskich gardeł i pozwala uniknąć krótkoterminowych podwyżek cen. Ponieważ łańcuch dostaw jest bardzo zróżnicowany, ryzyko jest możliwe do opanowania. Jednak przerwy w produkcji, w tym zakłócenia w łańcuchu dostaw, stanowią duże ryzyko biznesowe. Znajduje to odzwierciedlenie w Barometrze Ryzyka Firmy Allianz, którego wartość w 2017 r. wyniosła 37%.
Dr. Stephan Hofstetter
T +48 539 930 399
- 1. Zmniejszając integrację pionową w wielu sektorach i przedsiębiorstwach, działy zakupów stają się coraz ważniejsze, a zależność od utraty know-how przybiera na znaczeniu.
- 2. Poprzez dostęp do globalnych rynków zaopatrzenia rozwijają się filigranowe, wrażliwe globalne łańcuchy dostaw.
- 3. W celu zmniejszenia ograniczenia w dostępności kapitału optymalizuje się stan magazynu, co jednak w coraz większym stopniu prowadzi do ryzykownych dostaw ze względu na napięty harmonogram łańcuchów wartości.
Norma ISO 31000 jest sprawdzonym środkiem dla dobrze zorganizowanego zarządzania ryzykiem, można ją również wykorzystać przy zakupach. Zarządzanie ryzykiem jest przede wszystkim zintegrowane z procesami decyzyjnymi. Możliwości i ryzyko powinny być brane pod uwagę podczas wyborów dotyczących zakupów.
W obszarze ryzyka operacyjnego na pierwszym miejscu napotykamy się na temat „problemów z jakością” u dostawców. Aby zminimalizować ryzyko, a tym samym koszty utrzymania/naprawy, należy sprawdzać i wybierać dostawców pod kątem stabilności procesu. Funkcjonujące, a tym samym pragmatyczne i instytucjonalne zapewnienie jakości, w którym poszczególne etapy procesu są jasno zdefiniowane i przypisane do obowiązków, jest kolejnym czynnikiem minimalizującym ryzyko.
Ryzyko walutowe, lub rosnące ceny surowców i energii bezpośrednio oddziałują na ocenę strategicznego ryzyka przez przedsiębiorstwa.
Największym strategicznym potencjałem ryzyka dla firm jest niepewność rynku gospodarczego, ale jest to tylko tymczasowe. W przyszłości ryzyko „uzależnienia od jednego źródła zaopatrzenia” i „bankructwo dostawców” będzie postrzegane jako coś naturalnego. Dla kupujących system zorganizowanego zarządzania ryzykiem dostawcy stanie się coraz bardziej istotny, ażeby skutecznie chronić przedsiębiorstwa przed negatywnymi skutkami.
Większość zagrożeń można oceniać, traktować proaktywnie i stale monitorować poprzez strategiczne zarządzanie dostawcami. Potencjał i ryzyko również należy ocenić i wziąć pod uwagę przy podejmowaniu decyzji. Prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka zależy od strategii ryzyka przedsiębiorstwa, która jest niezbędna przy zakupach. Szkolenia mogą zwiększać świadomość wystąpienia ryzyka w zakresie zakupów strategicznych i zamówień operacyjnych.
Do identyfikacji potencjału, jak również do oceny ryzyka podczas zakupów można wykorzystać sprawdzone metody i narzędzia. Ponieważ analiza Pareto ABC koncentruje się wyłącznie na pomiarze znaczenia dostawcy, firma Kraljic opracowała dwuwymiarową analizę portfoliów pozwalającą zidentyfikować ryzyko związane z zamówieniami. Generalnie matryca ryzyka jest podstawowym instrumentem oceniającym stopień zagrożenia. Dzięki temu istnieje możliwość sklasyfikowania ryzyka, odpowiednio w zależności od prawdopodobieństwa jego wystąpienia i potencjalnych uszkodzeń.
Konieczność odpowiedniego zarządzania ryzykiem przy zakupach jest zatem bardzo ważna.
Kloepfel Consulting wspiera swoich klientów w zakresie know-how, w zakresie umiejętności organizacyjnych, a przede wszystkim w organizacji czasu, którego często brakuje w dziale zakupów, tak aby stworzyć kompleksowy system zarządzania ryzykiem. Aby to osiągnąć, wymagane są jasno zdefiniowane procesy i obowiązki lub połączenie tych różnorodnych funkcji.
Jeśli dopiero co wdrożono w przedsiębiorstwie system zarządzania ryzykiem, “dodatkowe” nakłady pracy w codziennej działalności są niewielkie. Koszty, jakie mogły by zostać spowodowane nagłą upadłością dostawców są znacznie większe, niż nakłady ponoszone podczas wdrażania i funkcjonowania ugruntowanego system zarządzania ryzykiem.
Istotne jest dla nas, aby zaostrzenie ryzykownych sytuacji nie prowadziło do ogólnych strategii minimalizujących ryzyko przy jednoczesnym wykluczeniu szans. Działalność przedsiębiorcza jest nierozerwalnie związana z ryzykiem, a podejmowanie ryzyka pozwala przedsiębiorstwom się rozwijać.
Co często jest przeceniane: prócz kryteriów wiarygodności kredytowych, takich jak wskaźniki bilansowe, banki w pewnym stopniu opierają swoje decyzje dotyczące kredytowania na czynnikach jakościowych. Należą do nich, między innymi działania operacyjne mające na celu ustanowienie systemu zarządzania ryzykiem. Test warunków skrajnych w zakupach może być zatem dobrym punktem wyjścia umożliwiającym dyskusję z bankiem na temat możliwości optymalizacji oceny.