Zakupy pośrednie

Kloepfel Consulting GmbH / Usługi / Zakupy pośrednie

Optymalizacja kosztów przedsiębiorstwa

Ze względu na częsty brak uwzględniania kosztów pośrednich, istnieje możliwość wygenerowania w tym obszarze znacznego potencjału oszczędności. Większość działów zakupów jest już tak mocno obciążona zakupami bezpośrednimi, że koszty pośrednie są ignorowane. W niektórych firmach nie są one przedmiotem zakupów, ale są zarządzane przez inne działy (księgowość, dyspozycja, asystenci itp.).

W związku z tym często dochodzi do niekorzystnego przedłużania umów, bez poddawania analizie bieżących warunków i usługodawców. W przeciwieństwie do zakupów bezpośrednich, w obszarze kosztów pośrednich istnieje wielu porównywalnych dostawców i przede wszystkim dobrze wypecyfikowane wymagania dotyczące produktów czy usług.

Dzięki pełnej analizie, wykorzystaniu niezbędnych instrumentów zamówień i doborowi właściwych partnerów, można osiągnąć oszczędności w wysokości dwucyfrowych wartości procentowych. Poniżej przedstawiono metody optymalizacji niektórych obszarów kosztów pośrednich.

blank

Theodor Uljanov

Partner

T +48 539 930 399

W przypadku materiałów biurowych warto przede wszystkim przyjrzeć się temu procesowi. W ostatnich latach zamówienie za pośrednictwem sklepu internetowego (np. tygodniowe zamówienie zbiorcze za pośrednictwem centrali) stało się bardzo powszechne. Jednakże, aby upewnić się, że jest to naprawdę opłacalne, pracownicy często łączą pakiety, a tym samym wypełniają szafy biurowe. Dzisiaj, na przykład, idealny nabywca kroczy ścieżką „otwartego dostępu”. Tutaj artykuły biurowe są przechowywane w otwartej szafce i wypełniane przez dostawców artykułów C – zwykle nawet w połączeniu z metodą VMI (Vendor Management Inventory). W ten sposób każdy pracownik ma stały dostęp do niezbędnych przyborów i unika się gromadzenia materiałów. Nawet w dziedzinie drukarek i tonerów dostępnych jest wiele potencjalnych oszczędności. Na przykład, zlecając na zewnątrz cały druk, zapłacisz więcej za każdą wydrukowaną stronę. Dostawca przejmuje zarządzanie tonerem, w taki sposób, aby każdy toner był wyraźnie przypisany do jednej drukarki. W ten sposób wydajność tonera jest kontrolowana, a usługodawca zapewnia, że toner jest rzeczywiście używany. W zależności od dotychczasowego procesu zamówień i istniejących warunków można uzyskać oszczędności do 30 procent.
Jeśli chodzi o koszty podróży, często bierze się pod uwagę jedynie koszty przelotów – nie biorąc pod uwagę czasami ogromnego wysiłku osobistego, tj. kosztów procesu – próbuje się zarezerwować „najtańszy” lot za pośrednictwem różnych platform internetowych. Optymalnym rozwiązaniem może być wdrożenie „narzędzia do samodzielnej rezerwacji” przy współpracy z większym biurem podróży. Obok rozważenia ewentualnej polityki podróży, można również podać specyfikację rezerwacji najtańszej trasy. Inną możliwością jest przykładowo analizowanie cen różnych wypożyczalni samochodowych czy sieci hotelowych. Obok znacznie zoptymalizowanych kosztów procesu skorzystasz z najlepszych warunków biur podróży linii lotniczych. Dalsze oszczędności można osiągnąć na przykład dzięki równoległej współpracy z operatorem kart kredytowych. W takim przypadku podróżny miałby do dyspozycji kartę kredytową, a na koniec roku pieniądze podlegałyby zwrotowi. Ogólnie rzecz biorąc, koszty podróży mogą zostać obniżone o 12-25 procent.
Telefonia to dziedzina, w której, o ile w ogóle, często nie zwraca się uwagi na faktyczne potrzeby. Należy na przykład rozważyć, czy pracownik posiadający firmowy telefon komórkowy również potrzebuje telefonu stacjonarnego, gdy wyposażenie techniczne i odpowiedni dobór taryf pozwalają na wykonywanie połączeń telefonicznych po stawkach stacjonarnych – gdy znajduje się on na terenie przedsiębiorstwa.
Idealna interakcja pomiędzy odpowiednim zakresem usług, najbardziej odpowiednim operatorem telekomunikacyjnym i odpowiednimi taryfami może przynieść oszczędności nawet do 40% rocznie.
W przypadku usług sprzątania często zdarza się, że zakres usług znacznie się rozwinął na przestrzeni lat. Poprzez dostosowanie zakresu usług, przegląd istniejących warunków oraz naliczanych opłat można osiągnąć oszczędności w dwucyfrowym przedziale procentowym.
W dziedzinie odzieży roboczej istnieją różne podejścia do oszczędności. Zwłaszcza w zakładach produkcyjnych często trudno jest oszacować zapotrzebowanie, a co za tym idzie wymagane ilości. Można to porównać z automatycznym systemem. Każdy pracownik otrzymuje stały roczny budżet na PPE (środki ochrony indywidualnej) odpowiedni do miejsca pracy. Zapewnia się „system dozowania” (porównywalny do automatu z przekąskami) lub określa się stałe terminy i lokalizacje dozowania. Poza średnimi oszczędnościami rzędu 20 procent, zapobiega się również wszelkiego rodzaju nadużyciom.
Wrażliwym obszarem, który prawie nigdy nie jest przedmiotem zakupu, są licencje na oprogramowanie. Oprócz wyczucia, potrzebna jest fachowa wiedza, dlatego też niezbędna jest odpowiednia interakcja pomiędzy działem zakupów a działem IT. Zasadniczo decydujące jest również w tym przypadku: „Wszystko jest możliwe – nic nie jest obowiązkowe”. Dlatego też możliwe są rozsądne negocjacje z dużymi graczami, którzy również potrzebują udziałów w rynku i obawiają się konkurencji ze strony produktów open source (darmowego oprogramowania do pobrania i użytkowania). Oznacza to, że celem nie zawsze powinna być jedynie cena licencji, pod uwagę należy wziąć również stopień licencjonowania. Nawet dostawcy oprogramowania muszą poradzić sobie z faktem, że przedsiębiorstwa się zmieniają i rozwijają lub kurczą w niektórych obszarach.
Obszar floty pojazdów jest obszarem bardzo emocjonalnym, ponieważ samochody zawsze znajdują się w centrum zainteresowania. Ale nawet tutaj istnieje potencjał, który można zebrać już na pierwszym etapie, ustalając „Politykę Samochodową „. Potencjał istnieje nie tylko przy zakupie pojazdów, ale bardzo często w zarządzaniu nimi. W tym miejscu należy ustalić, czy tak zwany ” leasing operacyjny”, obejmujący koszty utrzymania, opon i wszystkie koszty napraw, ma sens. Podobnie, w obszarze kart paliwowych, należy sprawdzić, jak wysoka jest zniżka i refundacja przy osiągnięciu określonej sprzedaży. Tutaj często przydatne jest porównanie warunków karty paliwowej z warunkami kart kredytowych. Czasami korzystniejsze okazuje się opłacanie rachunków paliwowych firmowymi kartami kredytowymi, a niżeli używanie kart paliwowych. Często w celu znacznego zwiększenia rabatów w zamówieniach wystarczy ograniczyć flotę pojazdów do określonych marek.
W dziedzinie utylizacji często możliwe są ogromne oszczędności, ponieważ są one silnie uzależnione od kosztów surowców. Aby rynek mógł czerpać korzyści z rozwoju sytuacji i konsolidacji, przetargi powinny odbywać się co najmniej raz na dwa lata. Pierwsze zdziwienie następuje podczas przygotowywania dokumentacji przetargowej, kiedy to okazuje się, że wiele osób w firmie nie jest świadomych, które substancje są traktowane jako odpady. W pewnych okolicznościach utylizowane odpady mogą być również przedmiotem zainteresowania naszych własnych dostawców. Cykl wymiany może w tym przypadku przynieść duże oszczędności. Kompletna analiza i prześwietlenie obszaru składowania z uwzględnieniem pojemników na odpady, towarzystw transportowych, częstotliwości odbioru odpadów itp. może ujawnić potencjał oszczędności w zakresie od 10 do 30 procent.

Podsumowując, praktyka pokazuje, że w szczegółowym i strategicznym przetwarzaniu w prawie wszystkich obszarach kosztów pośrednich (obok wyżej wymienionych i innych, takich jak ubezpieczenia, energia itp.) można uzyskać znaczne oszczędności.

Back to Top